אם נכנסתם לכתבה, יש להניח שיש לכם חשד סביר שניהול הזמן שלכם צריך (או לפחות יכול) לעלות מדרגה. ניהול זמן נכון הוא מיומנות נרכשת וחשובה שמשפיעה לא רק על סדר היום והתפוקה שלנו, אלא גם על הלך הרוח המלווה אותנו מהרגע שנכנסנו למשרד ולאורך היום.
שמתם לב איך זה שבימים שבהם הצלחתם להתעלות על רשימת המשימות שלכם, אתם מרגישים טוב יותר עם עצמכם ואולי אפילו מתגמלים את עצמכם באיזשהי דרך, ואילו בימים שבהם אתם במרדף אחרי השעון ולא מצליחים "לנקות את השולחן", אתם מרגישים שעליכם להתאמץ יותר למחרת?
זה קורה לכולנו, ללא קשר לדרג, ותק או טייטל. פנינו לאסף סידס, מנכ"ל חברת leave a mark ומומחה סטוריטלינג ואמנות הפרזנטציה להבין קצת יותר איך לנהל את היום עבודה שלנו אחרת. הנה 7 מהטעויות הגדולות שרובנו עושים בעבודה שמבזבזות לנו זמן יקר ואיך אפשר להימנע מלחזור עליהן כבר היום.
1. פגישות ארוכות (ומיותרות)
כמה פגישות בממוצע יש לכם ביומן ביום, כולל פגישות זום? כמה בשבוע, בחודש, בשנה? עכשיו שאלו את עצמכם – בכמה מתוכן הרגשתם שנוכחותכם תרמה לקידום מטרת הפגישה? בכמה מהן כלל לא דיברתם?
לאחרונה ארגונים וחברות רבים "מתעוררים" ומבינים שפגישות מהוות את החלק הארי בניצול משאב הזמן של עובדי הארגון. אבל איך מתייעלים מכאן?
"לא מזמן הוציא אלון מאסק, יזם ואיש עסקים מוביל, מייל פנימי לכלל המנהלים בארגון שלו ובו חלק איתם 7 טיפים לשיפור הניהול ופריון העבודה של העובדים שבאחריותם. אחד הטיפים המשמעותיים ביותר נגעו בנושא הפגישות והוא קבע כי זו לא חוצפה 'להבריז' מפגישה או לצאת באמצע פגישה בתנאי שאין לך מה לתרום בה. בנוסף הוא המליץ לצמצם את תדירות הפגישות ומספר המשתתפים בכל פגישה למינימום ההכרחי".
בפעם הבאה שתזומנו לפגישה, מציע סידס שתשאלו את עצמכם – האם נוכחותי בפגישה מעניקה לי ערך והאם אני מעניק לה ערך בעצם השתתפותי? אם התשובות הן לא, הרגישו חופשי לסרב לזימון בנימוס והנה, חסכתם לכם ולארגון זמן יקר.
2. מיינדסט לא נכון
זה לא סוד שארגונים וחברות ׳מבזבזים׳ שעות על גבי שעות בפגישות שלא משיגות את מטרתן. לכולנו כבר יצא להיכנס לפגישה שבה כולם הסתכלו זה על זו במבוכה ולא ידעו מה לעשות. אנחנו חושבים שזה מובן מאליו – אבל לפעמים כולנו שוכחים שלהיכנס לפגישה מוכווני מטרה – עושה את כל ההבדל.
"במחלקת ההדרכה של Leave a Mark החליטו לחקור את הנושא עם מאות לקוחות מארגונים שונים, מדינות שונות ותרבויות שונות – וגילו שיש ארבעה כובעים מנטליים עיקריים שאפשר לחבוש בפגישה: מארח, מאמן, מומחה ורוקסטאר, מתוכם יצרה החברה את סדנת הכובעים שמלמדת צוותים בארגונים וחברות איך להיכנס למיינדסט הנכון", אומר סידס.
לכל אחד ואחת מאיתנו טמון מעין כובע דמיוני שמוביל אותנו במרבית הסיטואציות שלנו – ובפיתוח היכולת להתגמש ולהתאים את הכובע שנחבוש כך שהוא יקדם אותנו, את המסרים ואת המטרות שלנו כמה שיותר: ב-90% מהמקרים "חבישה" של אחד מהכובעים האלו תעזור לכם להיתפס בדרך בה אתם רוצים ולהשיג את המטרות למענן עליתם על הבמה או נכנסתם לזום. יכול להיות שבסיטואציה אחת תנועו בין כובעים, אך תמיד יהיה הכובע הראשי שאיתו תיכנסו לפגישה. כך תדעו לזהות את הכובע שלכם בסיטואציה:
מארח: קווים לדמותו
מכירים את הפגישות האלו בהן כולם מתפרצים לדברים של כולם ויש קפיצות לא ברורות מנושא לנושא? יכול להיות שפשוט אין שם מי שחובש את כובע המארח. איך זה נראה כשיש שם אחד כזה? מישהי עם כובע המארחת למשל תברך את האנשים כשהם נכנסים, תיתן מקום למי ומה שצריך, תחזיר את המיקוד לשאלה ותסכם את מה שנאמר. היא תניע את הפוקוס בין המשתתפים או מנושא לנושא ותדאג לפגישה טובה וזורמת. לפעמים, בעיקר כמנהלים אבל לא רק, אנחנו נדרשים לחבוש את כובע המארח גם כשאנחנו "מתארחים" בפגישה של מישהו אחר.
מאמן: קווים לדמותו
איך נראית פגישה עם אדם בכובע המאמן? יהיו שם זו או זה שיתנו את המוטיבציה ויניעו את האנרגיה בחדר לפעולה הרצויה מבחינתם. הם ישאלו שאלות, יענו בתשומת לב על אלו שהאחרים בחדר יעלו וייצרו הזדהות ואינגייג'מנט עם הנוכחים דרך סיפורים ודוגמאות. מתי זה מתאים? כשצריך להזיז דברים, להרים את אנרגיות העשייה ולקדם את הפרוייקטים שלכם לביצוע.
מומחה: קווים לדמותו
איך נראית פגישה עם אדם בכובע המומחה? בפגישה כזו יהיה את האדם שיפגין שליטה עמוקה בחומר הספציפי. האדם המומחה יהיה זה שייתן את התמונה המפורטת של המידע וישדר דיוק ואמפיריות. אדם בכובע המומחה יפיק תובנות מדאטה ולרוב ייתפס כבעל ראייה שקולה שלא "נופל לרגש". מתי זה מתאים? כשהנתונים, וההכרה או הבנה של כל הנוכחים בפגישה לגביהם, משמעותיים בתהליך קבלת ההחלטות.
רוקסטאר: קווים לדמותו:
האדם שחובש את כובע הרוקסטאר ידברה בצורה חד משמעית, בביטחון וברצף, נרגיש מהם שליטה בסיטואציה וסוג של ידיעה. ההרוקסטאר פחות נוטה לשאול שאלות שאינן רטוריות ויותר נוטה לתת למי שמולם את המסר והנקודה. מתי זה מתאים? כשהמטרה המרכזית היא לכבוש את החדר. רגעים בהם הכי חשוב לתת לנוכחים את הביטחון ש YOU'RE THE MAN! (או WOMAN כמובן).
3. שרשורי מיילים אינסופיים
שרשורים אלה הם מכה ארגונית בכל הנוגע לניצול זמן יעיל. מה שמתחיל מפינג פונג של 2-3 מיילים ממשיך ל"ראה תגובתי באדום"; "השב לכולם" שמתפספס (או ההיפך); סעיפים שמתפצלים לתתי סעיפים וסיווג משימות לפי המכותבים. מכאן, מעין כדור שלג של מיילים שמוסיף להתגלגל וקשה לעקוב אחר ביצוע המשימות שהוגדרו מלכתחילה. אבל איך מעבירים את כל המסרים בצורה מסודרת לכולם אם לא דרך המייל?
התשובה היא דרך המייל, בשילוב של תוכנה חיצונית למעקב ופולואפ. מרגע ששלחתם או קיבלתם מייל מרובה משימות ומרובה משתתפים, הוציאו מתוכו את כל המטלות לביצוע ושימו עליהן מעקב שאינו תלוי בגלילה אחורה לאותו מייל ספציפי בתוך השרשור שתגזול זמן יקר שאין לכם. רוצים להיות עוד יותר "על זה"? נעצו ביומן תזכורת פולואפ אישי, שלכם עם עצמכם, לברר כיצד התקדמו הדברים. כך גם לא תפספסו משימות וגם תעמדו בזמנים.
4. העברת מסרים לא ברורים
"דיבורים כמו חול ואין מה לאכול". מכירים את המשפט הזה?
זה מה שקורה לנו כשאנחנו מגיעים לא מוכנים לפגישה או פרזנטציה חשובה עם לקוח או משקיע. זו יכולה להיות גם שיחת מכירה בטלפון או אפילו התכתבות בוואטסאפ. כשאנחנו לא בטוחים מה המסר שאנחנו רוצים להעביר, אנחנו מרגישים שאנחנו צריכים "להקיא" עליהם את כל הסיבות למה לבחור דווקא בשירות שלנו. הפגישה/השיחה מתארכת, הצד השני מתעייף ובסוף אנחנו עוד נזכרים בכמה פרטים ששכחנו לציין ומתבאסים. והצד שמולנו? הוא יוצא מבולבל ומוצף במידע שאין לו יכולת לעכל ובטח שלא להגיע להחלטה הרצויה.
לפעמים, כל מה שאתם צריכים זה טיונינג. לדייק את המטרה. את היעדים. את המסר שיובילו אתכם לסגור את המכירה, לצלוח את הפגישה עם המשקיעים, לרתום את העובדים.
דיוק וזיקוק מסרים זו אמנות ומיומנות נרכשת, שברגע שלומדים אותה, הכל עובר "חלק" יותר בתוך הארגון וזה בא לידי ביטוי בחיסכון בזמן.
אז איך מעבירים מסרים בצורה חדה וברורה?
לפי מודל 3 * 3 של חברת Leave a Mark, בכל פרזנטציה, פגישה או ישיבה חשובה עליכם להגיע מראש עם שלושה מסרים. מדוע דווקא שלושה? המוח האנושי זוכר פחות ופחות מהתוכן ככל שהזמן עובר, כך שאם קיימתם פגישה ביום ראשון, ונדרשתם לקבל החלטות בעקבותיה ביום חמישי, סביר להניח שהמוח שלכם יזכור אחוז נמוך מאוד מהתוכן שהועבר בפגישה ולכן יש לבסס את המסרים.
לכל מסר יש 3 ביסוסים:
ממלכתי – נתונים, עובדות, מספרים, מחקרים, אלמנטים אובייקטיבים שיוכלו להוריד את מפלס אי הוודאות של הצד השני. חוקרים מצאו כי בכל סוג של שיח קיימת מעין תחושת חוסר ודאות מובנית במוחנו כך שהמוח שלנו שופט את המסרים לפי כמות חוסר הוודאות שהמסר הנקלט מכיל ולכן הביסוס הממלכתי הוא ביסוס הכרחי, אך לא מספיק.
ביסוס אנושי – סיפור, אנלוגיה, סרטון או כל דוגמא אחרת שמשדרת היגיון לצד השני ויכולה לגרום לו להתחבר למסר שלנו.
ביסוס פיקנטרי – בדיחה, ציטוט, אנקדוטה, נתון מוקצן ומפתיע, כל דבר שמצליח לעורר תגובה אמיתית כלפי המסר.
שימוש בשלושת הביסוסים ייצר עבורכם מעין אפקט תלת מימד של מסר כריזמטי ומשכנע יותר.
5. מולטיטאסקינג
מולטי-טאסקינג? זה כזה 2020. התרגלנו לחשוב על מולטי-טאסקינג כמיומנות חובה. הרי בכל מודעת דרושים שנייה דורשים מאתנו את היכולת לג'נגל בין מספר משימות במקביל. אבל העולם השתנה והיכולת לעשות גם וגם וגם, גורמת לנו להתמקד פחות בכל משימה ובסוף איך אומרים? "תפסת מרובה לא תפסת".
כשאנחנו מבצעים משימה "על רגל אחת" (כתוצאה ממגבלת זמנים), רוב הסיכויים שאותה משימה תחזור אלינו למקצה שיפורים ובכך למעשה לא חסכנו זמן ואולי אפילו להפך. גם השיח השתנה והיום מדברים במונחים של סינגל טאסקינג - לקחת משימה אחת ולהתמקד רק בה כדי לייצר את התוצאה הכי טובה שאנחנו יכולים להוציא ורק אז לעבור למשימה הבאה. כך לדוגמא, אם נתבקשתם על ידי מנהל/ת לבצע מספר משימות במקביל, זה הזמן להרים דגל ולהראות מקצועיות דווקא ביכולתכם לבצע משימה אחת מוגדרת מא-ת על הצד הטוב ביותר.
6. רוקדים עם בלת"מים
היש דבר מעצבן יותר מבלת"מים? אתם מתכננים את היום שלכם וביומן נראה שהכל פיקס. אבל אז נכנס בלת"ם והמירוץ אחרי הזמן האבוד מתחיל. רגע לפני שאתם רצים לכבות שריפות, שאלו את עצמכם:
האם הבלת"ם הזה דחוף יותר מהמשימות שתכננתי לעצמי להיום?
האם אני יכול/ה להעביר לטיפול מישהו אחר בצוות?
האם ניתן לתת מענה חלקי ולהמשיך טיפול בהמשך?
זכרו: או שאתם מנהלים את הזמן, או שהוא מנהל אתכם. ניהול זמן נכון הוא המפתח להישגים ותוצאות.
אם אתם מרגישים שניהול הזמן שלכם צריך להשתנות, זה הזמן לבחון אפשרות להאצלת סמכויות. בצורה כזו תוכלו להתמודד עם בלת"מים מבלי לפגוע בתעדוף המשימות ובלו"ז שנקבע לכם מראש.
7. הכשרת עובדים מיושנת
מצד אחד, כל ארגון שמכבד את עצמו כבר מזמן הבין שהכשרה והעשרה של ההון האנושי הם בגדר חובה בימינו, מצד שני, להוציא את העובדים מהמשרד לטובת אותן הכשרות יכול לגזול זמן עבודה יקר גם כן.
אז מה הפתרון? כיום יש מערכות למידה חכמות יותר, שאינן מצריכות יציאה מהמשרד כלל ומכשירות צוותי עובדים שלמים בלי לקום מהכסא. בדקו מה יש לשוק להציע והקדישו לזה זמן. הוא יחזיר לכם טובה מהר מאוד.