התמקדות המעסיק היא באופן טבעי ברווחיות העסק. בין התורמים העיקריים לרווחיות העסק והצלחתו הם העובדים. התנהלות נכונה של מעסיק מול עובדיו, החל מקבלתם לעבודה בעסק וכלה בפיטורים של מי מהם, חייבים להיעשות בצורה חוקית ונכונה, גם כלפי העובד וגם כלפי העסק, אחרת יש בכך סיכון להצלחת העסק ואפילו לקיומו. תביעות משפטיות של עובדים נגד מעסיקיהם, הן די נפוצות. לא כולם מודעים לכללים שחלים עליהם כמעסיקים. יועצת המס ורואת החשבון רויטל סיטון בן ארי מסבירה מה אסור לכם לשכוח.
קבלת עובד לעסק
כאשר מקבלים עובד חדש לעסק, חובה להחתים אותו על חוזה עבודה. בתוך חוזה העבודה חשוב מאוד שיהיו הפרטים הבאים:
- שם מלא וכתובת
- תאריך תחילת עבודה
- תפקיד מבוצע
- היקף משרה
- שעות עבודה ותעריף לשעה ליום או לחודש
- הגדרת שעות נוספות ותשלום
- הגדרת יום השבתון ( בדרך כלל שבת ) - חובה לרשום
- הגדרת קופת הפנסיה שאותה העובד יקבל ושיעור ההפרשות לקופה. עובד שהגיע ללא קופה קיימת יש לבטח אותו שישה חודשים לאחר תחילת עבודתו, עובד שהגיע למקום העבודה החדש עם ביטוח קיים ופעיל, יש לבטח אותו רטרואקטיבית לאחר שלושה חודשים, או בחודש דצמבר של אותה שנה, לפי המוקדם יותר
- יש לרשום הטבות סוציאליות כגון: הבראה, חופשה, מחלה וכמה ימים מגיעים לעובד (או על פי חוק או יותר מהחוק)
- יש להחתים את העובד בהסכם העבודה (או הודעה לעובד) לפני תחילת עבודתו.
- בנוסף, חובה להחתים את העובד על טופס 101 עם כל פרטיו האישיים על מנת להפיק לו תלוש משכורת
טיפ חשוב: במקום לסגור עם העובד משכורת גלובלית הכוללת כבר שעות נוספות ונסיעות ותוספות עדיף לפרק את המשכורת לכמה חלקים: שכר בסיס, שעות נוספות, נסיעות ועוד איזה רכיב שהמעביד התחייב. ההפרדה בין הרכיבים חשובה מאוד ותחסוך המון כסף למעביד הן בעלות המעביד (ההפרשות לפנסיה, ימי המחלה, ימי החופשה, שנגזרות משכר הבסיס ולא מהתוספות המשתנות כל חודש) והן בעת תשלום הפיצויים אם יידרש להם (תשלום הפיצויים נגזר משכר היסוד ולא מהתוספות המשתנות החודשיות ).
את חוזה העבודה ואת טופס 101 ( פרטים אישיים של העובד ) יש להעביר ליועץ המס שלך כדי שיוכל להפיק לך תלוש כחוק.
במהלך עבודת העובד
דוח נוכחות חובה - במהלך עבודתו של העובד יש להקפיד שהעובד ימלא כל יום את שעות הנוכחות שלו במקום העבודה. גם אם העובד הינו חודשי, יומי, שעתי - חובה עליו למלא על פי חוק דוח נוכחות הכולל תאריך, שעת כניסה, שעת יציאה, סך הכל שעות עבודה, חתימת עובד המאשר את השעות וכן חתימת מעביד המאשר שהעובד עבד את השעות. על החתימות להתבצע כל יום .
מילוי דוח הנוכחות חשוב מאוד וחייב על פי חוק, אך בעיקר מגן מפני תביעות עתידיות של העובד והמעביד; כך שני הצדדים מאשרים את שעות העבודה והעובד מקבל תשלום בהתאם.
בסיום יחסי עובד מעביד
שימוע - לפני ששוקלים לתת מכתב פיטורין לעובד חובה לערוך לו שימוע. חובה לזמן את העובד, לומר לו את הסיבה בגללה זומן לשימוע, ולתת לעובד אפשרות להתגונן ולספר את הצד שלו במקרה. רק לאחר השימוע, יחליט המעביד אם לפטר את העובד או לא.
מכתב פיטורין מראש - מרגע החלטת המעביד לפטר את העובד, עליו לתת לו מכתב פיטורין עם הודעה מראש לפי ותק העבודה של העובד. זמן ההודעה מראש משתנה מעובד לעובד ולחישובו פנה ליועץ המס שלך.
באפשרותך כמעביד לאפשר לעובד לעבוד את זמן ההודעה המוקדמת או לשלם לו על התקופה ללא עבודתו .
חשוב לפנות ליועץ המס שלך כדי שיחשב עבורך את כל המגיע לעובד על פי חוק או על פי חוזה העבודה בסיום יחסי עובד מעביד.