בשנים האחרונות עם התפתחות הטכנולוגיה, הפרטיות של כל אחד מאיתנו נפגעת, בין היתר גם במקום העבודה. הסוגיה הזאת אף הגיעה עד לבית המשפט האירופי לזכויות אדם, עם מקרה של מהנדס בחברה פרטית ברומניה, אשר פוטר מעבודתו לאחר שמעסיקיו הציגו בפניו תמלילים של כל שיחות הצ'ט הפרטיות שניהל במשך שבוע שלם עם אחיו וארוסתו מחשבון המסנג'ר המשרדי. בית המשפט הרומני פסק לטובת המעסיק וקבע כי זכותו לדעת מה העובד עושה בזמן העבודה, אולם בית המשפט האירופי הפך את הפסיקה, קבע כי נעשה לעובד עוול ופסל את הראיות שנאספו.
גם בישראל בתי המשפט נוטים לא אחת לעמוד לצד העובדים ולהגן על זכותם לפרטיות במקום העבודה. לכן, מעסיקים צריכים להיות מודעים לחוק ולא לאמץ טכנולוגיות חדשות או להשתמש באמצעים הטכנולוגיים העומדים לרשותם, מבלי לבדוק וליישם את הוראות החוק בנושא, פן יהיו חשופים לתביעות.
ואם אתם לא בטוחים מה מותר ומה אסור למעסיק לעשות בכל הקשור בפרטיות במקום העבודה, הכנו לכם מדריך מפורט:
האם מותר למעסיק להיכנס לדואר האלקטרוני של העובדים ולעקוב אחריו?
"למעסיק אסור לעקוב אחר תכתובות תיבות האימייל הפרטיות של העובד ללא הסכמתו לכך. אותו דין חל גם לגבי הרשתות החברתיות דוגמת פייסבוק ווטסאפ, איסטגרם וכדומה. למעשה, על המעסיק להגדיר מראש את 'כללי המשחק' בנושא במקום העבודה", מסביר עו"ד דן חי.
"במקרה של תיבת אימייל, כשעובד מקבל תיבה מהעבודה ובנוסף יש לו גם תיבת אימייל פרטית, הפסיקה קבעה שלא ניתן לעקוב אחר תיבת האימייל הפרטית של העובד. ואולם בנוגע לזו שבמקום העבודה, המעסיק רשאי להיכנס אליה ובלבד שהדבר הוסדר מראש, תוך קבלת הסכמת העובד לכך מרצון חופשי ולמטרה ראויה. אם המעסיק חיטט ללא ידיעת העובד ומבלי לקבל את הסכמתו, יש לעובד עילת תביעה נגד המעסיק על פגיעה בפרטיות".
"החוק עושה הפרדה בין 3 תיבות המייל השונות: תיבת מייל אישית (פרטית), תיבת מייל אישית במקום העבודה ותיבת מייל משותפת במקום העבודה", מוסיף עו"ד ורו"ח נמרוד רטנר:
"השימוש הנפוץ ביותר בקרב העובדים הן בתיבות מייל במקום העבודה, אלה שנמצאות תחת השרת הארגוני, המשמשות את העובד לפעילות השוטפת של העסק ולפעמים גם לצרכים הפרטים שלו. אם המעסיק רוצה לחדור לתכתובות של העובד/ת, הוא צריך להחתים את העובד מראש על כך שהוא מאשר לו להיכנס לתיבת המייל, וליידע אותו כי בכוונתו להיכנס למייל שלו. בגדול, התיבה הזו מיועדת לשימוש מקצועי של העובד בלבד, אולם לפעמים יש עובדים שחורגים מכך ועושים שימוש בתיבה הזו גם לתכתובות אישיות. אם המעסיק נחשף למייל אישי של העובד - חלה עליו החובה להתעלם מהמייל ולא לקרוא אותו. במידה שקרא את המייל האישי - הוא חשוף לפגיעה בפרטיות של העובד. יודגש כי במידה שנעשה שימוש פרטי בתיבה, המעסיק רשאי להיכנס לאותם מייל פרטיים רק בנסיבות מיוחדות המצדיקות גישה ובכפוף לקבלת הסכמתו של העובד לגבי כל מייל באופן ספציפי". ההמלצה שלנו: הקפידו לא לנהל תכתובת פרטית במייל של העבודה.
"באשר לתיבת מייל אישית (כגון gmail למשל), למעסיק אסור בתכלית האיסור להיכנס אליה, אלא במקרים חריגים ורק לאחר קבלת היתר מיוחד מבית המשפט. מהם למשל "מקרים חריגים"? ממש לאחרונה החליט בית הדין הארצי לענייני עבודה לקחת מחשב וטלפון פרטי של עובד בכיר כאשר התגלה כי במשך כשנה העובד פעל כנגד החברה (גנב מסמכים ומידע עסקי והעביר אותם לחברה מתחרה). ביהמ"ש אף נתן היתר לחדור לתיבת המייל האישי של העובד (וגם כאן – ההיתר ניתן לגורם שלישי, לא למעסיק). במקרה הזה, החברה התובעת, שיוצגה על ידי עו"ד יוסי חכם, הוכיחה כי העובד התנהל כ'גייס חמישי' ופגע בחברה בכוונה".
"האפשרות השלישית היא תיבת מייל משותפת במקום העבודה: במקרה כזה, בו במרבית המקרים הכתובת היא 'כללית' ולא רשומה על שמו של עובד זה או אחר (למשל: office@, info@, account@ וכד'), המעסיק רשאי לצפות בתיבה זו מפני שאופי התיבה אינו אמור להכיל פרטים אישים של העובדים אלא רק התכתבויות מקצועיות. תיבה זו משותפת לפעמים לכמה עובדים, וזו גם בדרך כלל תיבה שאינה נסגרת ברגע שעובד מסיים את עבודתו, אלא מועברת לבא אחריו. ועם זאת, גם כאן כדאי מאוד למעסיק לוודא כי העובד מבין שהוא יכול להיות חשוף לנעשה שם. וכמובן שכדאי גם שהעובדים לא ינהלו בו התכתבויות פרטיות. יודגש כי אם נעשה שימוש פרטי בתיבה, המעסיק רשאי להיכנס לאותם מייל פרטיים רק בנסיבות מיוחדות המצדיקות גישה, ובכפוף לקבלת הסכמתו של העובד לגבי כל מייל באופן ספציפי".
עצה למעסיקים: אתם חייבים לקבוע נהלים לגבי שימוש בתיבות המייל העסקיות ולהחתים את העובדים על הנוהל. הנהלים צרכים להיות כפופים לעקרונות תום לב, גילוי, שקיפות, לגיטימיות, מידתיות וצמידות למטרה שלשמה נעשה המעקב אחר העובדים.
אם בטעות השארתי את המחשב במשרד פתוח, והוא היה פתוח על חשבון אישי שלי (פייסבוק/חשבון בנק/מסמך אישי וכו'). האם המעסיק רשאי להביט במסמכים?
"ככלל, המעסיק אינו רשאי להביט במסמכים שנשארו פתוחים או להשתמש בהם כדי להשיג מידע פרטי על העובד או, במקרי קיצון, לפטר אותו. לדעת בית הדין האזורי לעבודה, במקרים כאלה המעסיק חייב לסגור מיד את התוכנה שהשאיר העובד במחשב, וכמובן שלא לעיין במידע אליו נחשף, לא כל שכן – להדפיס אותו, להעתיק אותו וכו'", מסביר עו"ד רטנר ומסייג: "עם זאת, בית המשפט העליון קבע כי במידה שהחשיפה הייתה מקרית ופאסיבית – המעסיק מוגן לפי חוק הפרטיות, ויכול להשתמש במידע כנגד העובד (במקרים בהם המידע שהתגלה מהווה פגיעה בחברה). בקיצור, פשוט הימנעו ככל האפשר משימוש במחשבי החברה לגבי עניינים ומסמכים אישים".
ואם שמרתי על ה-desktop במחשב בעבודה מסמכים אישיים שלי, המעסיק יכול להביט בהם? (וגם: ומה אם מחקתי את הקבצים והעברתי אותם לפח האשפה. האם המעסיק יכול להביט בהם?).
"המעסיק אינו רשאי להביט במסמכים אישיים, גם אם הם נמצאים במחשב השייך למקום העבודה", קובע עו"ד רטנר.
האם המעסיק רשאי להתקין תוכנות מעקב במחשב העבודה? האם הוא יכול לבדוק את האתרים בהם גלשתי במהלך יום העבודה?
"מעסיק רשאי להתקין תוכנות מעקב במחשב העבודה, וטכנולוגיות לחסימת שימוש בלתי ראוי (blocking) שעושים העובדים במחשב. הוראותיו אלה של המעסיק והנחיותיו לעובדים, יהיו בכפוף לעקרונות תום לב, גילוי, שקיפות, לגיטימיות, מידתיות וצמידות למטרה שלשמה הוא עוקב אחר העובדים", מסביר עו"ד רטנר, "מעסיק שרוצה להתקין תוכנה כזו במחשבי העובדים או לחסום גישה לאתרים מסוימים, צריך להודיע לעובדים שהוא התקין את תכנת המעקב על המחשב שלהם. יתרה מכך, המעסיק צריך לפעול ולשמור על הפרטיות של העובד. לדוגמה - לנטר שהעובד גלש באינטרנט בזמן העבודה זה חוקי, אבל לבדוק באילו אתרים גלש – זה כבר לא".
האם מותר למעסיק שלי לעקוב אחרי מיקומי?
"עד לפני שנים אחדות היה מקובל שמעסיק המספק לעובד אמצעים כגון טלפון, מחשב ורכב צמוד, יכול לעשות כל שימוש שירצה במכשירים אלה בין אם העובד ירצה בכך ובין אם לאו, וגם אם יש בכך משום פגיעה בפרטיות העובד. התיקון לחוק הגנת הפרטיות, שהתקבל בחודש יוני 2007, הלך לקראת העובד וקבע כי המעסיק חייב לקבל את אישורו המפורש של העובד כדי לעשות שימוש בעזרים אלה. על ההסכמה הזו להתקבל מרצונו החופשי של העובד, כלומר ללא לחץ, ויש לעשות בה שימוש מידתי ורק למטרה לשמה התקבלה ההסכמה. יש הסוברים שההסכמה צריכה להיות מפורשת, אך היו מקרים שבתי המשפט הסתפקו בהסכמה מכללא, זאת אומרת כזו אשר נלמדת מהתנהגותו של העובד", מסביר עו"ד דן חי.
"המקרים שבהם מותר למעסיק לבצע מעקב אחר העובד, גם אם הוא לא הסכים לכך, הם אלה שבהם העובד חשוד בעבירה פלילית ואז המעקב מחייב אישור משפטי, או לחלופין במקרה שהמעסיק חושד בכך שהעובד מנצל לרעה את המשאבים של המעסיק, כדוגמת שיחות פרטיות מרובות בנייד של החברה, שימוש ברכב החברה בזמן עבודה לצרכים אישיים, שימוש בדפי צילום, חשד להונאה מצד העובד, במיוחד במוסדות פיננסיים וכדומה. גם במקרים כאלה צריך להיות במקום העבודה תקנון ברור שמגדיר את המותר והאסור", מדגיש עו"ד דן חי.
אני מעסיק, ונתתי לעובד שלי רכב צמוד כדי לבצע את תפקידו. במשך הזמן עולה בי החשש כי הוא עושה בו שימוש פסול (למשל, אומר לי שהוא נוסע לפגישה במקום מסוים כשבפועל הוא נוסע למקום אחר). אני יכול להתקין מערכת GPS שתבדוק את התנהגותו?
"בית הדין לעבודה פסק כי איתור מקום הימצאם של העובדים בזמן יום העבודה, כאשר מדובר במשרה שמצריכה התניידות (למשל – אנשי מכירות, טכנאים וכד'), אינו פוגע בפרטיות והוא בא לסייע למקומות העבודה לפקח על העובדים. כלומר, במידה שהנסיעות הפרטיות של העובד אינן חשופות למעסיק ושמערכת התנהגות הנהג אינה פועלת מחוץ לשעות העבודה - אזי אין פגיעה בפרטיות של העובד", מפרט עו"ד רטנר. "עם זאת, שימו לב כי בכל חברות האיתור שפועלות בישראל כיום הנסיעות הפרטיות (ולא רק העסקיות) של העובד חשופות למעסיק. במקרים אלה, גם אם המעסיק החתים את העובד ויידע אותו על התקנת המכשיר ברכב, העובד יכול לתבוע על פגיעה בפרטיותו. עבור מעסיקים המעוניינים לצמצם את הפגיעה בפרטיות של העובד - מומלץ להתקין 'לחצן בורר נסיעה'. את הלחצן הזה מתקינות מספר חברות ובדו"חות שהן מנפיקות למעסיקים, הן מסתירות את הנסיעות הפרטיות של העובד מעיני המעסיק וכך מונעות ממנו לעבור על החוק".
במסגרת תפקידי קיבלתי טלפון נייד מהעבודה. האם המעסיק רשאי להתקין תוכנות מעקב בנייד שקיבלתי מהמעסיק?
"בדומה להתקנת תוכנות מעקב על מחשב העבודה, היום גם הטלפון הנייד משמש ככלי עבודה לכל דבר ומהווה תחליף למחשב של העובד, לכן הכללים בדבר התקנת תוכנת מעקב על מחשב העבודה נכונים גם כלפי התקנת תוכנת מעקב בנייד", מסביר עו"ד רטנר, "יודגש כי בית הדין לעבודה פסק כי איתור מקום הימצאם של העובדים בזמן העבודה, כאשר מדובר בעבודה שמטיבה הינה ניידת, אינו פוגע בפרטיות והוא בא לסייע בידי המעסיקים לפקח על העובדים".
האם חוקי להציב מצלמות במקום העבודה?
"החוק אוסר על הצבת מצלמות במקום העבודה שיעקבו אחר העובדים, אך הוא מאשר זאת כשהן נועדו לשמור על ביטחונם של העובדים ועל בטיחותם. לכך יש יוצאי דופן, למשל כאשר המצלמות נועדו למנוע טרור במזון - הכוונה היא לניסיון להכניס חומרים מזיקים למזון בפס ייצור, כמו רעל או אפילו רק משהו שיביך את החברה – כגון חרקים וכדומה", מסביר עו"ד דן חי.
"ככלל, למעסיק ישנה הזכות להתקין בעסק מצלמות, בעיקר כדי לשמור על עצמו (או למטרה אחרת שעולה בקנה אחד עם התכלית העסקית של המעסיק או נובעות מחובה חוקית). עם זאת, חשוב להקפיד שהמצלמות תהיינה במקום גלוי ותתוקן במסדרונות ו/או במבואות כניסה ו/או באזורים ציבוריים. בנוסף לכך, המעסיק צריך להציב שלטים שבהם הוא מודיע שישנה מצלמה ואף ליידע בכתב את העובדים שהוא התקין מצלמה. חל איסור מוחלט על התקנת מצלמה בחדרי שירותים/מלתחות או צילום הכניסה לחדר השירותים/מלתחות, התקנת מלמות במתחמים אלו מהווה פגיעה חמורה בפרטיות של העובד", מוסיף עו"ד רטנר.
"התקנת המצלמה באזורים אחרים - כמו למשל במשרדו של עובד או בעמדת העבודה שלו בה מתבצעת פעילות משרדית רגילה - תהיה מוצדקת רק לשם השגת תכלית בעלת חשיבות ציבורית ממשית, או שהתועלת ממנה למעסיק תעלה משמעותית על הפגיעה החמורה בפרטיות העובד, ובכל מקרה בידיעתו ובהסכמתו של העובד. התקנת מצלמה באזורי מנוחה (כמו מטבחון או חדר אוכל), מותרת רק אם ישנה מטרה חיונית ביותר, ובמתכונת מצומצמת".
"יודגש, כי שימוש במצלמה מקליטת קול גם עלול להגיע לכדי עבירה חמורה גם על הוראות חוק האזנת סתר, התשל"ט-1979, ולכן על המעסיק להיזהר ולהקפיד במיוחד על יידוע מלא של מלוא האנשים ששיחותיהם עשויות להיקלט".
ומה לגבי שימוש במצלמה נסתרת במקום העבודה?
לדברי עו"ד חי, "שימוש במצלמות נסתרות או כאלה אשר הותקנו ללא ידיעת העובד הינו דבר אסור, למעט במקרים יוצאי דופן במיוחד. לנוכח חומרת הפגיעה הפוטנציאלית בפרטיות העובדים בעקבות צילום בסתר, יהיה על המעסיק לשכנע כי הייתה חשיבות יוצאת דופן ומיוחדת לביצוע צילום הסתר וכי לא היה ניתן להגיע בדרך אחרת, פוגענית פחות, למטרה אשר לשמה הוצבה המצלמה הנסתרת. על מעסיק שצופה שיתכנו מצבים בהם יעשה שימוש במצלמה נסתרת, ליידע את העובדים על אפשרות זו. צילום בסתר יהיה מוצדק, למשל, במקרים בהם רוצים לתפוס גניבה מנקודה ספציפית במקום העבודה, וחשיפת קיומה של המצלמה תסכל את האפשרות לתפוס את הגנב".
ואם גיליתי שהמעסיק הציב מצלמות ולא עדכן על כך?
"צילום סמוי פוגע בפרטיות העובד", קובע עו"ד רטנר, "לפיכך, בית הדין לעבודה קבע כי עובד שהתפטר עקב כך שהמעסיק התקין מצלמה נסתרת בחדרו זכאי לפיצוי פיטורים והתפטרות שלו הינה כדין פיטורים".
האם זה חוקי לחייב את העובדים להשתמש במערכות ביומטריות במקום העבודה?
"בשורה התחתונה עובדים לא חייבים לתת טביעת אצבע", מוסיף עו"ד רטנר, "לפי בית הדין לעבודה, מסירת טביעת אצבע פוגעת בזכות לפרטיות ובזכות לאוטונומיה – שתיהן זכויות חוקתיות המוגנות בחוק יסוד כבוד האדם. שימוש בשעון הביומטרי כולל פגיעה כפולה בזכויות האמורות – הן בעצם מסירת טביעות האצבע והן באגירתן. ניתן להכשיר פגיעה שכזו רק בחוק או בהסכמה כדין.
מעסיקים, רוצים להתקין שעון ביומטרי? בהיעדר הוראה בחוק המאפשרת למעסיק לחייב את עובדיו למסור טביעות אצבע או המחייבת את העובד למסור למעסיקו טביעה שכזו, יש צורך בהסכמה פרטנית בכתב של העובד. אי-אפשר להכריח עובד לתת את טביעת האצבע שלו בניגוד לרצונו.
אני רוצה לקחת ימי חופש, אבל מעדיף שלא לומר למעסיק את הסיבה. בגלל שמדובר בימים עמוסים בעבודה, המעסיק מתעקש להבין מה הסיבה לבקשה – אחרת לא יאשר את החופשה. האם אני חייב לפרט?
עו"ד דן חי עומד בראש משרד עורכי-הדין דן חי ושות', המתמחה בפרטיות, טכנולוגיה וסייבר.
עו"ד ורו"ח נמרוד רטנר, סמנכ"ל חשבונתון - המרכז לחשבי שכר ומנהלי חשבונות.