נתחיל מנקודת המוצא שכולנו (אוקי, רובנו) נסכים איתה: לעבוד זה מבאס. בעולם אידיאלי לא היינו צריכים למכור את שירותנו רק כדי לשרוד, אבל לצערנו אנחנו חיים ביקום שמחייב אותנו להתפרנס.
אז סיכמנו שרובנו חייבים לעבוד, ואם כבר עובדים עדיף שנעבוד בצורה הכי יעילה שאפשר. הפרודוקטיביות חשובה לא למען הבוסים שלנו, או כדי שאימא תהיה גאה בנו, אלא בעיקר כדי לא לבזבז את הזמן היקר שלנו וכדי למנוע את כל התסכול והלחץ שנגרם מעבודה לא יעילה.
אם באמת נצליח לסיים את המטלות שלנו מהר יותר, יישאר לנו יותר זמן לעשות את הדברים שאנחנו באמת אוהבים לעשות ונהיה הרבה פחות לחוצים ואכולי רגשות אשם כשאנחנו עושים אותם. בסופו של דבר נוכל ליהנות מהחיים הרבה יותר.
אז איך באמת מגבירים את התפוקה ומיעלים את הזמן?
מוירה סקוט, מומחית בייעול זמן המייעצת לאנשים פרטיים וארגונים לנהל את עבודתם, מציגה את שבעת הכללים שלה לעבודה:
הציבו סדרי עדיפויות ודאגו לעדכן אותם באופן שוטף
"האתגר הכי גדול של רוב האשים הוא שהם חושבים שיש להם יותר מידי מה לעשות, ולא מספיק זמן כדי לעשות אותו. יש מחקרים רבים שמוכיחים כי רק התחושה שאין מספיק זמן עושה אותנו פחות יעילים." היא מספרת, "אני עוזרת לאנשים להבין שתמיד יש יותר מידי עבודה ומעט מידי זמן, והפתרון הוא ממש לא לעבוד מהר יותר וקשה יותר".
לשיטתה, כדי לשפר את הפרודוקטיביות שלנו אנחנו צריכים לארגן מחדש את סדר העדיפויות שלנו ואסור לנו להקל בזה ראש. אחת לכמה זמן אנחנו צריכים ממש לעצור את העבודה ולחשוב מה הדבר הכי חשוב לעשות עכשיו. גם אם לפעמים עצם העצירה הזאת מרגישה לנו כמו בזבוז זמן – היא עתידה לחסוך לנו הרבה ממנו בעתיד.
"הדבר הכי חשוב שאני יכולה לייעץ לאנשים הוא להקדיש זמן למחשבה ולתכנון העבודה. התכנון הזה, מעל הכול, ישפיע על אופן העבודה שלכם. כל האנשים המצליחים עושים את זה - אני מכירה מנהלת בכירה שקבעה אחת לשבוע ישיבה עם מישהו שקוראים לו קלייב. רק עוזרה האישי ידע שקלייב הוא החתול שלה".
הקפידו לישון
אין דבר יותר ארור ואומלל מללכת לעבודה אחרי לילה ללא שינה. כשאנחנו עייפים כל דבר שאנחנו עושים נמשך נצח ואיכות העבודה שלנו יורדת. "רק באמצעות אנרגיה ורעננות תוכלו להיות פרודוקטיביים", טוענת מוירה בנחישות, "וכשמנסים פשוט להתגבר על העייפות זה רק הופך את זה לגרוע יותר. כשאנחנו עייפים קשה לנו להתרכז, אנחנו עושים טעויות ומבזבזים זמן בלתקן אותן".
מה הדרך הכי טובה לשמור על רמת אנרגיה גבוהה? אין פה יותר מדי חוכמות – פשוט לישון טוב בלילה. "המבוגר הממוצע צריך לישון שבע או שמונה שעות בלילה", היא ממשיכה, "בנוסף, אולי תצטרכו גם לעשות הפסקות במהלך יום העבודה כדי לשמור על רמה גבוהה של אנרגיה. המוח שלנו מתעייף אחרי יותר מ-25 דקות של עבודה, ואם אתם רוצים לשמור על ריכוז אופטימלי כדאי לכם לקחת הפסקות קצרות".
בהמשך לסעיף הקודם - נסו את טכניקת ה"פומודורו"
טכניקת "פומודורו" כוללת הפעלת שעון עצר למשך 25 דקות, אשר במהלכן אתם מתרכזים רק במשימה אחת. כשהטיימר מצפצף אתם לוקחים הפסקה קצרה. "גיליתי שהטכניקה הזאת עושה פלאים עבור אנשים שדעתם מוסחת בקלת, כמוני", מספרת מוירה, "זו טכניקה טובה לעבודות שדורשות ריכוז רב אבל מאוד משעממות. יש משהו בלדעת שיש לך זמן קצוב מראש שמאוד עוזר לך להתרכז. אם יש לכם פרויקט שקשה לכם להתחיל, זוהי טכניקה מצוינת כדי להתגבר על הקושי שבהתנעה".
בחייאת, התרחקו מהטלפון
הטלפון שלנו הוא האויב הכי גדול של יכולת הריכוז שלנו. יש לנו התמכרות קשה, ומעבר לזמינות התמידית שהמכשיר מאפשר לנו, תחושת ה-FOMO (חרדת החמצה חברתית) שהוא מספק לנו כל רגע שאנחנו לא מחוברים אליו, פוגעת באופן קריטי ביכולת שלנו לעבוד.
"בכל פעם שאתם מפנים את הפוקוס שלכם מהעבודה אתם מאבדים אנרגיה ומבזבזים זמן", מפצירה מוירה, "הפרעות והסחות דעת הורגות את הפרודוקטיביות שלנו. אז כבו את כל ההתראות ואפשרו לעצמכם להתפקס רק על המשימה שעליכם לבצע באותו הרגע".
אם אתם לא סומכים על כוח הרצון שלכם, ישנן אפליקציות רבות שיכולות לסייע לכם. למשל Offtime וMoment ודומותיה, שיכולות לחסום אפליקציות מסוימות לכל פרק זמן שתבחרו, מה שיכול לעזור להתנתק מהגילול באינסטגרם כשאתם בכלל אמורים לעבוד.
מתלבטים איזה תואר הכי מתאים לכם ללמוד? הכירו את Leap - כלי חכם לבחירת מסלול קריירה בהתאמה אישית. לאבחון חינם>>
מוזיקה
האזנה למוזיקה עושה את העבודה מעט יותר נסבלת עבור אנשים רבים. על אף שיש האומרים שהיא עושה את העבודה פחות יעילה, אם היא הופכת אותה לנעימה יותר ופחות מלחיצה אולי זה שווה את זה.
מחקרים מצאו שמוזיקה עם מילים מסיחה את הדעת - לכן האזנה לעומר אדם לא בהכרח תתרום במיוחד לבניית גרפים וחישובים מסובכים - אבל האזנה למוזיקה אינסטרומנטלית, אולי לפסקול של סרט או משחק מחשב, יכולה להית מועילה. עדיף כמובן, להאזין לפלייליסט מוכן מראש או לאלבום באופן רצוף, כדי לא לבזבז זמן בבחירת שיר חדש כל שלוש דקות.
"זה מאוד תלוי גם בסוג העבודה" מוסיפה מוירה, "מוזיקה קצבית תורמת מאוד לעבודה פיזית, בדומה למוזיקה בזמן ריצה".
נהלו את המיילים שלכם בחכמה
בצעו תיאום ציפיות עם אחרים. הבהירו במיילים שלכם שאתם לא צמודים למייל כל הזמן. הגבילו את הזמן בו אתם עוברים ועונים על מיילים. שנו את ההגדרות באאוטלוק כך שהוא לא יפתח באופן אוטומטי את עמוד האינבוקס, אלא רק את לוח השנה (לא הרבה יודעים, אבל ניתן לעשות את זה בהגדרות מתקדמות).זהו שינוי תודעתי פצפון אך משמעותי.
אחרי שעברתם על הלו"ז שלכם לאותו יום תוכלו לעבור לבדיקת תיבת המייל ולראות מה כל שאר האנשים צריכים מכם. "אני ממליצה גם למחוק כדרך קבע מיילים לא רלוונטיים", היא מייעצת, "ברגע שמוחקים מסה גדולה של מיילים מרגישים הקלה לא נורמלית".
מעבר לזה יש לה גם טיפ חשוב, שלא הכרנו: " כשאתם נרשמים לכל מיני שירותים הקפידו להשתמש במייל אחר שלא קשור למייל בעבודה – מעבר לפרטיות שמופרת כשמדובר בשרת שבבעלות מקום העבודה, כך תימנעו גם מהצפה של האינבוקס בפרסומות שגוזלות מכם זמן".
עבדו ביחד עם אחרים
כיום, בעידן הפרילנס, רבים מאיתנו עובדים מהבית. זוהי דרך מדהימה להיות אדון לעצמך ולמנוע נסיעות צפופות ברכבת או בפקקים, אבל זה גם מאוד בודד ומבדד. הרבה יותר קל לדחות את העבודה כשאתה לבד. "כשעובדים מהבית תמיד יש הסחות דעת", אומרת מוירה, "תמיד יש משהו שצריך לעשות בבית שדוחה את המטלות שלנו. בנוסף, הבית מוכר לנו כמקום מנוחה, אז קשה לנו לעשות את ההפרדה ולעבוד".
מחקר חדש שפורסם לאחרונה מצא כי 62% מהעובדים מהבית מדווחים על ירידה משמעותית בפרודוקטיביות מהבית כאשר בני המשפחה נמצאים לצדם ו-25% דיווחו שדווקא חיות המחמד פוגעות בתפוקה שלהם.
כדי להתגבר על זה, מוירה מציעה לעבוד עם אחרים גם כשאנחנו לא בסביבה משרדית: "אנחנו יצורים חברותיים שתמיד מתיישרים על פי הנורמות החברתיות. הרבה יותר קל להישאר מרוכז בעבודה כשגם כל שאר האנשים סביבך מרוכזים. אני ממליצה להפגש עם עוד פרילנסרים כמוך ולעבוד בבית קפה, ספרייה או בחללי עבודה להשכרה. הר כולנו צריכים מישהו שיצעק עלינו לצאת מהטלפון כדי שנתחיל לעבוד".