בשנים האחרונות הופך שיתוף עובדות ועובדים בקבלת החלטות בחברה רווח יותר ויותר. אם בעבר נהגו חברות וארגונים רבים להתנהל כמערכת היררכית, בה החלטות המשפיעות ישירות על חיי היומיום של העובדות והעובדים התקבלו "מלמעלה", לעיתים בצורה שרירותית, הרי שהיום העדפות העובדים הופכות לחלק מרכזי בשיקולים של חברות רבות.
מטבע הדברים, למגמה זו יש השלכות לא רק על עיצוב תהליכי קבלת החלטות, אלא גם על תוכן המדיניות שמאמצות החברות, לרבות בהקשר של תהליכי עבודה, איזון בין קריירה לחיי משפחה, נגישות למשרדים ואופק תעסוקתי.
שיאה של מגמת שיתוף העובדים הגיע בתקופת סגרי הקורונה ולאחריהם. בתקופת הסגרים הועצם הצורך בתקשורת בין העובדים ובינם לבין החברה וההנהלה, ביצירת ובשימור תחושת שייכות ובהתנהלות גמישה. חברות שהשכילו לייסד אפיקי תקשורת ישירים עם העובדות והעובדים ולערב אותם בקבלת החלטות, צלחו את המשבר, שימרו עובדים ויצרו קשר מיוחד לחברה ולשדרת הניהול.
שיתוף העובדים בהחלטות החברה הוא מהלך טבעי בחלק מן החברות. החברה נוהגת בשקיפות, מאפשרת גמישות, מציעה תמיכה ומרוויחה פידבק מהשטח, רעיונות חדשים ויצירתיים ושיקוף אמיתי של צרכי העובדים. העובדים מרגישים מוערכים ויודעים כי דעתם נחשבת והם עוזרים לעצב את הסביבה בה הם חיים ועובדים חלק ניכר משעות יומם. כך מועצמת גם תחושת השייכות והמחויבות לחברה. עובדים שהחברה מתחשבת בדעתם ומתקשרת איתם בשקיפות, יגיעו לעבודה עם מוטיבציה, עם רצון לתרום ולקדם ולהשקיע בפרויקטים ובמשימות על מנת לייצר ערך לחברה וללקוחותיה.
הדוגמה הבולטת ביותר היא קבלת ההחלטה על מודל העבודה ההיברידי בתום תקופת הסגרים. זו הייתה החלטה שהתקבלה רק אחרי שהבינו את הלך הרוח של העובדים. המעבר למודל היברידי הייתה החלטה שברוב המקומות התקבלה מלמטה למעלה. דוגמה נוספת היא שיפור תהליכי עבודה ותקשורת תוך-ארגונית, דבר שמשפיע מאוד על שיתופי פעולה בין צוותים ומחלקות. התהליכים האלה הם 'און גואיניג' ומתבצעים תוך קשב לפידבק מהשטח. עקב הקורונה, נדרש היה לשפר את הדרך שבה אנחנו עובדים ביחד גם עם צוותים שנמצאים בבית בישראל וגם בארצות הברית, אוקראינה, והפיליפינים. מה שלפני הקורונה יכול היה הסתכם בשיחת מסדרון, הפך לתהליכים יותר מוסדרים ושיפר את התקשורת בין כולנו.
אין נוסחת קסם
לכן, המסקנה ששקיפות, תקשורת ישירה, ושילוב עובדים בהחלטות משרתים את מטרת החברה לא פחות מאשר את העובדים - היא בעצם מתבקשת. איך פועלים כדי לקדם את הרעיון? אחד הכלים העיקריים בהבנת רצונות ושאיפות העובדים הם סקרים פנים-ארגוניים. סקרים אלה יכולים לעסוק בנושאים שונים, החל בהעדפה לעבודה מהמשרד או מהבית, וכלה ברמת שביעות הרצון של כל עובדת ועובד מהתפקיד ומהאופק התעסוקתי שהוא מציע. הסקרים נערכים באופן אנונימי, כדי לספק לעובדים את תחושת הבטחון הנחוצה למענה כן ואמיתי. כך למשל, חברות קיבלו לאחרונה החלטה על מעבר למודל עבודה היברידי, המשלב עבודה מהבית ומהמשרד בהתבסס על תוצאות סקרים ופידבק שעלה מהעובדים והמנהלים.
אין נוסחת קסם, אבל כן צריך לערבב שני מרכיבים חשובים: הראשון הוא קבלת פרספקטיבה כמותית ומגמות בחתכים שונים כמו ותק, גיל, מגדר, סוג תפקיד (הנהלה/עובדים). זה מתבצע על ידי הסקרים האנונימיים שניתן לנתח. המרכיב השני הוא בדיקה איכותנית.
אמצעי נוסף הוא 'שולחנות עגולים', פעם בחודש נפגשים מספר עובדים ומנהלים ממחלקות שונות לפגישת שולחן עגול כדי לחלוק מה מעסיק אותנו, מה אנחנו עושים טוב ובמה יש לנו עוד להשתפר. זה נותן לכולנו הזדמנות לתקשר באופן ישיר ואישי, להציף אתגרים ולהגיע לפתרון משותף של בעיות. הפועל היוצא מכך, מעבר למענה מהיר וראוי לבעיות, הוא האמון שנבנה מתוך מקום של פתיחות ושקיפות.
סקרים ושיחות קבוצתיות נותנים קול והזדמנות להציף מצבים ייחודיים, אבל לא תמיד הם מספיקים. משבר הקורונה חידד את החשיבות בשקיפות ובתקשורת גלויה וישירה. בתקופת הסגרים, עצם העובדה שפגישות בין-אישיות הפכו בלתי אפשריות, האיצה אצלנו תהליך של "בדיקת דופק", של מידת שביעות הרצון של העובדים באמצעות פגישות אישיות וירטואליות, תקשורת אינטנסיבית בין המנהלים לעובדים, וגם פגישות וירטואליות של כלל החברה וכו'. בנוסף, פעלנו לחזק את הגיבוש החברתי ורוח החברה בפעילויות משותפות שונות בזום, או בקבוצות קטנות כשההנחיות אפשרו זאת.
השיח הפתוח, הסקרים הפנימיים, השולחנות העגולים והשקיפות שמלווה אותנו ביום יום לימדו אותנו שעצם היכולת להשמיע ולהשפיע מעודדת את העובדים להביע את דעתם באופן אקטיבי. תוצאות הסקרים מתפרסמות באופן גלוי ושקוף, זוכות לעניין רב מצד העובדים, ומביאות להיענות גבוהה עוד יותר בסקר או בשיחה הבאה.
בחברת vcita, המפתחת פלטפורמה אונליין לניהול יעיל וחכם של עסקים קטנים, ערכנו סקרים ושיחות עומק עוד לפני עידן הקורונה, אך עם פרוץ המגפה קיבלו כלים אלה משנה תוקף שאפשרו לנו כחברה להמשיך בשיח הפתוח, להבין ולתקשר במהירות את הצרכים המשתנים של העובדים בתקופה המאתגרת הזו, ולפעול בהתאם. כל אלו חידדו את ההבנה שרבות מההחלטות החשובות בחברה צריכות לעבור דרך העובדים, ולא מעליהם.