לא משנה מה התפקיד שלכם בחברה; בין אם אתם המנהלים הבכירים או דווקא עובדים מן המניין, ריכוז סמכויות פוגע בכם ובפרודוקטיביות שלכם, על כן חשוב ללמוד להאציל סמכויות, ולעשות זאת במידה הנכונה כמובן. העניין הוא לא לחלק משימות באופן רנדומלי, רק כדי שיירדו מסדר היום שלכם, אלא לשקול היטב כיצד מטלות אלו יבוצעו בצורה טובה יותר דווקא על ידי אחרים.
נוסף על חלוקת המשימות לאחרים, הקפידו לא להעמיס על עצמכם משימות מיותרות - כדאי שתכניסו את המילה "לא" ללקסיקון שלכם. היו יותר בררניים בהיענות להזמנות ולבקשות להשתתף בפרויקטים שונים. בקשו ממי שמזמין אתכם להסביר מדוע הנוכחות שלכם נחוצה ועשויה להשפיע, וכך תמנעו מ"שואבי זמן" שמכרסמים במשאב הכי יקר – שעות העבודה שלכם.
ואם אתם עדיין לא בטוחים כיצד ליישם בשטח את עקרון הפרודוקטיביות. הכי כדאי לאמץ עצות מכאלו שמיישמים אותן בשטח – במגזין INC שוחחו עם כמה מהיזמים המבטיחים והמצליחים בשוק האמריקאי, שסיפרו על הטיפים והשיטות שלהם למיקסום העבודה:
איך לתעדף משימות?
ניהול משימות אישי - קמרון סמית', מנהל התפעול הראשי של חברת Kodiak cakes ממליץ בחום על תוכנת ניהול משימות אישית בשם OmniFocus: "זה המקום לזרוק את כל הרעיונות והמשימות שצצות לכם - בפגישה, במקלחת, בטיול. בכל שבוע אני בודק את הפרויקטים שלי ומתעדף אותם מחדש, כך אני יכול להיות בטוח שאני ממוקד במטלה שאותה צריך לעשות קודם".
רישום הערות– לי רודון, מנכ"לית Tea Collection, מציעה לכם לשמור את המחשבות באפליקציה ייעודית של רישום הערות בשם Evernote. "אמנם אימצתי אותה יחסית מאוחר, אבל נשביתי בקסמיה. עד אז נהגתי לכתוב לעצמי פתקים קטנים שפוזרו בכל מקום, ודווקא כשהייתי זקוקה להם במיוחד, לא הצלחתי למצוא אותם".
השותף האלקטרוני שלך - קן פלאסה, מנכ"ל Fishhipople, מסביר שהאפליקציה Todoist הוסיפה לו לא מעט נחת כאשר הוא יודע שהכול מאורגן במקום אחד. "האפליקציה מסנכרנת בין כל המכשירים שלי, ובכל בוקר אני מתעדף את המשימות שלי לפי צבעים. אני מאוד אוהב את הפיצ'ר שבו אתה יכול לחלוק את המידע עם אדם נוסף, כך נחסך ממני זמן יקר במהלך היום שבו אני צריך לעדכן את הקולגות שלי מה צריך לעשות".
אלפו את הדוא"ל שלכם
מחקר העלה שצמצום בדיקת תיבת הדואר האלקטרוני שלכם למספר פעמים בודדות ביום, יהפוך אתכם ליותר פרודוקטיבי. הנה כמה טיפים חשובים שיסייעו לכם לא להישאב לתיבת הדוא"ל שלכם:
Inbox When Ready –תוסף Chrome שיאפשר לכם להסתיר באופן זמני את תיבת הדואר הנכנס שלכם בלחיצת כפתור, כך שתוכלו לטפל בכל המשימות הקשורות לדוא"ל שלכם מבלי לקבל במקביל הודעות חדשות.
Batched Inbox – אם פתחתם חשבון בג'ימייל, יש לכם אפשרות להשתמש בתוסף הזה ולקבל הודעות דוא"ל רק בזמנים שאותם אתם קובעים מדי יום. עד אז הם יישמרו בתיקיה נפרדת.
Boomerang – גם התוסף הזה יסייע לכם בתזמון מיילים, בכתיבה של הודעות ב-Gmail ותזמון שלהן להישלח מאוחר יותר. אפשר גם להשתמש בתוסף כדי להסיר הודעות באופן זמני מתיבת הדואר הנכנס שלכם ולהחזירן בכל זמן שתציינו.
הקפידו לקחת פסק זמן מדי פעם
לא רק ייעול משימות חשוב, דווקא לקיחת פסק זמן והקדשת הרגעים האלו להעצמת השקט הפנימי יגבירו את הפרודוקטיביות שלכם. "עבדתי עם כמה מנהיגים מדהימים, והפרודוקטיביים מביניהם יודעים בדיוק מתי לקחת פאוזה ולנשום", אומר שאן-לין מא, מייסד ומנכ"ל Zoola, "הקדשת זמן לעצמי, עזר לי לפתח תשוקה גדולה יותר לעבודה".
מזערו את הרעש במשרד: קרין זיידמן-בקר, מנכ"לית Clear , מספרת כי לאחרונה הם הורידו את הקירות הפנימיים בחברה, מה שמקל על היסח הדעת. "אני משתמשת באפליקציהFocus@Will כדי לקלוט מידע בצורה עמוקה יותר. זוהי אפליקציה מוסיקלית המשתמשת במדעי המוח להשמעת צלילים שהם לא מרגיעים מדי ולא מסיחים די את הדעת".
הקדישו זמן למדיטציה: קטיה ביושאמפ, מייסדת ומנכ"לית חברת Birchbox מספרת כי היא השתתפה בשיעורי מדיטציה ונדהמה לראות את ההשפעה הגדולה של התרגול. "התחלתי להשתמש באפליקצייתHeadspace , המדיטציה לא אורכת שעות ואין צורך להקדיש לה מקום מסוים. זה בעיקר אפשר לי להבין שתמיד יש זמן לתת מנוחה למוח".
ללמוד תוך כדי הקשבה: "הנסיעות שלי הן החלק היחיד ביום שהוא לגמרי שלי", אומר ג'יטו פאטל, מנהל מוצר ראשי וראש אסטרטגיה של חברת Box, "אני אוהב לנקות את הראש שלי עם פודקאסטים. אני אוהב ללמוד רעיונות חדשים על איך להיות יותר פרודוקטיביים, לקבל עצות לניהול זמן וטיפים לשינה איכותית או מיינדפולנס שעוזרים לי להתמקד. אני חושב שחלק מלהיות פרודוקטיבי זה להישאר פתוח ללמוד דרכים חדשות".
הכלים שיחסכו לכם זמן יקר
נהלו את הזמן שלכם: לא תוכלו למקסם את השעות והדקות שלכם אם לא תדעו קודם לכן איך הן הולכים לכם לאיבוד. אפליקציית Toggl מאפשרת לכם לעקוב אחר כל שנייה מזמן עבודתכם ולהקצות את הזמן לפרויקטים ספציפיים. קים גרוטו, נשיא Grotto Marketing, מספר ש- Togglאילצה אותו לחשוב פעמיים לפני שתכנן ריבוי משימות, מה שהפך אותו ליותר ממוקד. "כך הצלחתי לחסוך חצי מהזמן שנדרש לי בעבר כדי להגיש חשבוניות".
לחתום ישירות מהנייד: HelloSign היא פלטפורמה שמאפשרת לכם לבדוק ולחתום על מסמכים ישירות מהסמארטפון שלכם. דוד מנדלברוט, יו"ר ומנכ"ל Indiegogo, מספר שהשימוש בפלטפורמה הזו מאוד יעיל עבורו: "אני סוקר הסכמים גדולים, ואני האדם היחיד שיש לו סמכות חתימה סופית על הרבה מהם, אבל למי יש זמן להדפיס, לחתום ולסרוק אותם".