>> חושבים שאתם סיפור ההצלחה הבא? רוצים לזכות בפרס שווה?
אך יהיו רגעים בהם התפקידים יתהפכו, ואתם תהיו אלה שיאלצו לעמוד מול חבריכם לכיתה ולהעביר הרצאה או מצגת כדי לצבור כמה נקודות זכות עבור הקורס או הסמינריון.
במקרה כזה חשוב מאד שלא תעשו את הטעויות שהמרצים שלכם אולי עושים, ותדאגו לכך שגם המרצה וגם התלמידים ישארו ערים במשך כל ההרצאה.
לשם כך ביקשנו מאדי לבנטמן, מומחה פרזנטציה ועמידה בפני קהל, והאיש שעומד מאחורי האתר goodpoint – המאגד את כל הטיפים שצריך כדי ליצור פרזנטציה אפקטיבית, לרכז עבורנו את כל הטיפים החשובים למצגת מנצחת.
"מצגת טובה היא כמו גן זן יפני"
לשיטתו של לבנטמן, הכנה של מצגת מוצלחת צריכה להיות כמו גן זן יפני: דורשת איפוק בהכנות שמבטיח שהמצגת תכיל רק את הדברים החשובים ביותר, בעלת עיצוב פשוט ופונקציונלי ובעלת טבעיות בביצוע כך שתעביר את המסר המרכזי בלי מאמץ.
הכנה: לפני כתיבת המצגת עשו עבודת הכנה עם עצמכם - בצעו סיור מוחות ורשמו כמה שיותר רעיונות, בשלב זה חשובה הכמות ולא האיכות. אחר כך סדרו את הרעיונות לקטגוריות ובחרו שלושה מסרים עיקריים סביבם תבנו את המצגת.
המסר: לפני שאתם מפציצים באפקטים בפאואר פוינט, זכרו כי הבסיס למצגת טובה הוא המסר. מצגת מוצלחת אמורה להעשיר בידע, לעורר השראה ולשכנע, ולשם כך נדרש מסר ברור. ריבוי מסרים מבלבל את הצופים.
עיצוב: אנשים זוכרים מסרים ויזואלים לכן חשוב להשתדל ולשלב מסרים ויזואלים במצגת, שיעזרו לכם להעביר את המסר המרכזי שלכם. חשוב תמיד לזכור לא להגזים ולהכניס למצגת רק אובייקטים המחזקים את המסר, או כמו שאומר לבנטמן "אם הכל חשוב, אז שום דבר לא חשוב".
טקסט: "לכולנו יש נטייה לרשום במצגת את כל מה שאנחנו אומרים", אומר לבנטמן, "זה חוסך זמן ומאפשר לנו לא ללמוד בעל פה את התכנים. הבעיה היא שקריאה של תכנים כתובים מהמצגת גורמת לנו לאבד את הקהל עוד לפני שסיימנו את השקף הראשון".
לפי לבנטמן המצגת צריכה לכלול מינימום טקסט, כאשר כל שקופית מציגה רעיון אחד בלבד. "גם השימוש בנקודות במצגת הוא לא נכון" מוסיף לבנטמן, "כי הוא פוגע בעקרון של רעיון אחד בשקופית, ויוצר עומס מסרים שגורמים לאיבוד הקהל".
לבנטמן ממליץ על לא יותר מ-140 תווים בשקופית (ממש כמו בטוויטר), כאשר הטקסט כתוב גדול, ולא יותר משלושה פונטים במצגת.
מגייסים את כל הגוף להעברת המצגת
אחרי שהכנתם מצגת מושקעת ומדוגמת, חשוב להעביר אותה כמו שצריך. לצורך כך מוסיף לנו לבנטמן מספר טיפים חשובים לעמידה מול קהל:
מחסומים: לרוב האנשים שמעבירים פרזנטציה יש נטייה פסיכולוגית ליצור מחסום בינם לבין הקהל שלהם. וזה בא לידי ביטוי במחסום פיזי בעמידה מאחורי שולחן, עמדת מרצה, הישענות על שולחן או קיר. המרחק הפיזי הזה יוצר מרחק פסיכולוגי אצל הקהל שהופך לפחות מחובר למרצה ולמסר שלו.
הסחים: לבנטמן ממליץ לא להחזיק ביד שום דבר, טושים, גירים או כל דבר אחר שניתן להתעסק אתו. "כאשר המציג מתעסק עם חפץ כלשהו במהלך הפרזנטציה זה מתחיל להעסיק את הקהל שלו גם כן והם מאבדים קשב".
שיחת לוח: תופעה מוכרת של מרצים ואנשי הוראה שמדברים לקהל תוך כדי שהם כותבים על הלוח. לבנטמן ממליץ לא לעשות זאת לעולם. "אם צריך לרשום משהו אז עדיף קודם לסיים עם זה ורק אז להסתובב לקהל ולהסביר".
מבט: למציגים יש נטייה להסתכל מצד לצד על כל החדר, התפיסה הרווחת היא שצריך לתפוס את כולם עם המבט. במקום זאת מומלץ ליצור קשר עין קצר עם מספר אנשים, להחזיק כמה שניות להמשיך הלאה לבא בתור. זה מעניק תחושת קירבה גדולה יותר ויוצר תחושת מחויבות עמוקה יותר בין המציג לאינדיבידואלים בקהל".
שקופיות: לא לקרוא מהשקופית כמובן, השקופית מגיעה לתת את הכותרת ולספק תמיכה במסר, היא לא מחליפה את המציג. "עליכם, כמציגים, מוטלת האחריות להסביר לעומק את הדברים. הדרך היחידה להגיע למיומנות כזאת היא לדקלם את החומר אל מול המצגת כמה שיותר פעמים בבית כך שתדעו את החומר ולא תאלצו להסתכל במצגת. עובדה שתציג אתכם באור מקצועי".
שפת גוף: השתדלו לדבר בביטחון, שמרו על גוף ישר ומשוחרר וראש למעלה. "מומלץ להשתמש בידיים כדי להציג ולהדגיש רעיונות מסוימים ולא להחזיק אותם בצדי הגוף. כאשר רוצים להדגיש רעיון מרכזי מומלץ להפנות את כפות הידיים כלפי מעלה (יד פתוחה) זה מראה על פתיחות וחשיבות של הנושא המדובר".