רגע לפני שאתם מתחילים לכתוב עוד מסמך בוורד, הציצו בשמונת הטיפים השימושיים שאספנו עבורכם.
*המדריך מותאם לאופיס 2010.
יש לכם שאלות או תקלות? תשאלו את המומחה כאן
1. כותרת עליונה ותחתונה
עבודה עם כותרת עליונה/תחתונה תחסוך לכם המון זמן בהוספת מספור או כותרת קבועה לכלל המסמך ולכן פעולה זו חיונית לעבודה היומיומית במסמכי וורד.
כדי להיכנס למצב עריכת כותרת עליונה/תחתונה לחצו פעמיים על חלקו העליון של הדף ומיד תיפתח לך חלונית עיצוב כותרת עליונה/תחתונה.
לכותרת ניתן להוסיף מספר דברים:
"כותרת עליונה/תחתונה" – ניתן להוסיף עיצוב לכותרת.
"מספר עמוד" – מאפשר מספור של עמודים במסמך באופן אוטומטי.
"תאריך ושעה" – מאפשר להוסיף תאריך ושעה באופן אוטומטי לעמוד לפי פורמט מבוקש:
"חלקים מהירים"– מאפשר להוסיף טקסט בכותרת באופן מוקצה מראש כגון:
"תמונה/אוסף תמונות" – ניתן להוסיף תמונה קבועה (לוגו חברה) לכותרת המסמך באמצעות בחירה של תמונה מהמחשב או מאוסף התמונות של אופיס.
לדוגמא:
2. פיצול תצוגת מסמך
במידה והנכם מעוניינים לעבוד על שני עמודים במקביל קיימת אפשרות לפצל את המסמך לשתי תצוגות שונות, אחת לכל עמוד.
א. לחצו בסרגל אפשרויות על "תצוגה" ולאחר מכן לחצו על "פצל".
ב. בחרו את גודל הפיצול במסמך הוורד.
כעת תוכלו לעבוד באותו מסמך על שני עמודים נפרדים בו-זמנית.
כדי לבטל את מצב זה בחרו בשורת האפשרויות העליונה ב – "הסר פיצול".
3. הצגת תמונות אחת ליד/על השנייה
בטח קרה לכם בעבר שרציתם לשלב בין שתי תמונות, או לפחות ששתיהן יהיו אחת ליד השנייה במאוזן. אך, ברגע שהוספתם את התמונה השנייה היא מיד ירדה מתחת לתמונה הראשונה או שקפצה לגמרי למקום אחר במסמך.
כדי לבצע את הפעולה בקלות תחילה הוסיפו תמונה למסמך.
א. לחצו בלחצן ימני על התמונה גשו אל "גלישת טקסט" ובחרו ב – "מאחורי הטקסט".
ב. כעת עשו אותו הדבר לתמונה השנייה שתוסיפו (או לכל מספר תמונות אחרות באותו מסמך) ומיד תוכלו להזיז את התמונות בדיוק לפי הסדר שבו רציתם, ללא דאגה שיסתיר את הטקסט או ייצור אי סדר במסמך.
כדי לבחור בתמונה לצורך הזזתה, לחצו לחיצה קבועה על Ctrl והקליקו על התמונה בלחצן שמאלי.
4. דחיסת תמונה
בוודאי קרה לכם בעבר ששלחתם מסמך עמוס בתמונות שהגיע לגודל של אפילו 20 מגה ולא ממש הצלחתם להסתדר בהעברתו לאיש קשר באמצעות המייל או בכלל לשלוח אותו בגלל שהוא גדול.
על כן, באמצעות שימוש בדחיסת תמונה תוכלו לחסוך מקום בזיכרון וגם לדאוג שהקובץ יהיה פחות "כבד" למשלוח.
א. בחרו אחת מהתמונות במסמך (או אם ברצונכם לדחוס תמונה ספציפית בחרו אותה).
ב. בסרגל האפשרויות לחצו על "עיצוב אובייקט" ולחצו על "דחיסת תמונה".
ג. כדי לבצע את הדחיסה על תמונה ספציפית סמנו את המשבצת של "החל על התמונות הנבחרות בלבד". כדי לבצע דחיסה לכל התמונות במסמך נדרש שמשבצת זו לא תהיה מסומנת. להמשך ההגדרה לחצו על "אפשרויות..."
ד. תחת הגדרות דחיסה וודאו כי שתי שני המשבצות תחת אפשרויות הדחיסה מסומנות. תחת פלט יעד בחרו את אופי העבודה שלכם עם המסמכים, במידה ואתם מדפיסים הרבה מסמכים וזקוקים לאיכות תמונה יחסית גבוהה (לא פוטו) בחרו באפשרות "הדפסה", במידה והנכם מציגים את המסמך בחרו באפשרות "מסך", במידה והקובץ יישלח במייל וודאו שהאפשרות "דואר אלקטרוני" מסומנת. לסיום לחצו על אישור ולאחר מכן שוב על אישור.
הערה: לאחר שהגדרנו את האפשרויות של דחיסת תמונה, הגדרות אלה יישמרו ולכן לא נדרש לבצע אותן כל פעם מחדש.
5. יצירת מסמך וורד בסוג קבוץ DOC במקום ב – DOCX לצורכי תאימות בין סוגי אופיס שונים
וורד בגרסת אופיס 2010 באופן ברירת מחדל שומר את קבצי הוורד בסיומת DOCX ובמקרה מסוג זה אופיס משנים 97-03 לא יוכלו לפתוח את מסמך זה אלא רק מסמכים מסוג DOC.
מה שנדרש לעשות הוא לבצע שמירה של קובץ הוורד בתאימות לגרסאות 97-03.
א. לצורך שמירת מסמך בתאימות DOC לחצו על לחצן האופיס בצידו הימני העליון של המסמך.
ב. בחרו ב – "שמירה בשם"
ג. בחרו באפשרות "מסמך 97-2003" ושמרו אותו בשם הרצוי.
ד. בחרו את שם המסמך ותיקיית היעד לשמירה ולחצו על "שמור".
כעת יישמר המסמך בפורמט DOC שיוכל להיקרא על ידי כל מערכות האופיס.
6. שמירת מסמך Word כקובץ מסוג PDF
כאשר סיימנו לערוך את המסמך ואנו מעוניינים לשמור אותו כקובץ PDF:
א. נלחץ על כפתור האופיס בצידו הימני העליון של המסך.
ב. ננווט אל האפשרות "שמור בשם".
ג. ונבחר ב – PDF או XPS. (בברירת מחדל PDF)
ד. בחרו את המיקום שבו הנכם רוצים לשמור את הקובץ ולסיום לחצו על "פרסם".
ה. בחרו את שם המסמך ותיקיית היעד לשמירה ולאחר מכן לחצו על "שמור".
כעת המסמך יישמר בפורמט Pdf.
7. הגנה על מסמך Word באמצעות סיסמה
א. לחצו על לחצן האופיס בקצה הימני העליון במסמך.
ב. לאחר מכן הגיעו אל האפשרות "הכן" ובחרו באפשרות "הצפן מסמך".
חשוב מאוד: הקפידו להקליד את הסיסמה באופן מדויק! את הסיסמה נדרש לשמור במקום מאובטח (טיפ: לא עם פתק צהוב מודבק על המסך). במידה ותאבדו את הסיסמה לא תוכלו לבטל את הסיסמה או לפתוח את המסמך.
ג. הזינו את הסיסמה שברצונכם להשתמש בהצפנת הקובץ ולאחר מכן לחצו על אישור.
ד. הקישו את הסיסמה בשנית ולאחר מכן לחצו על אישור.
כעת ברגע פתיחת המסמך נדרש להזין קוד לצורך פתיחתו.
כדי לבטל את הסיסמה על הקובץ חזרו על סעיפים א,ב,ג כאשר שורת הזנת הסיסמה ריקה.
8. הגנה על מסמך מפני כתיבה
כדי שנוכל להציג מסמך לאחרים מבלי לאפשר להם לערוך אותו מומלץ לשמור את המסמך בפורמט PDF. אך כדי שחלק מהאנשים עדיין כן יוכלו לערוך את המסמך, נדרש לחסום את עריכתו באמצעות סיסמה.
א. בסרגל האפשרויות בחרו בלשונית – "סקירה".
ב. לחצו על האפשרות "הגן על המסמך" ולאחר מכן לחצו על "הגבל עיצוב ועריכה".
ג. וודאו כי המשבצת של "אפשר רק עריכה מסוג זה במסמך" מסומנת ובחלון האפשרויות בחרו ב – "ללא שינויים (קריאה בלבד)".
ד. לחצו על "כן, התחל לאכוף הגנה".
ה. כעת הזינו את הסיסמה ולסיום לחצו על "אישור".
חשב לדעת: חסימת עריכת המסמך לכתיבה אינו חוסמת את האפשרות להתקן ולכן אינה מהווה תחליף לשמירה על זכויות יוצרים.
כעת כל אחד שירצה לערוך את הקובץ נדרש לבצע את סעיפים א,ב ולאחר מכן בחלון של "הגבל עיצוב ועריכה" נדרש ללחוץ על "הפסק הגנה" בחלק התחתון של החלון ולהזין את הסיסמה לצורך עריכה.
*אופיר מנור הוא מנהל ההדרכה ב-Support Online.
