אימייל היא דרך תקשורת דו-צדדית. לאורך היום אנחנו צריכים לשלוח המון אימיילים וליצור קשר עם אנשים, אבל באותה המידה אנחנו גם צריכים להגיב להמון אימיילים. חלק מהתגובות האלו יכולות להיות קצרות ולהסתיים במילה "קיבלתי". תגובות אחרות דורשות קצת יותר זמן ותשומת לב.
התשובה הטובה ביותר היא להשקיע זמן בצורה נכונה. דווקא עכשיו כשכולם ממהרים, השקעה של מספר דקות על ניסוח, ניצול של כל יכולות האימייל והכנה מראש של תשובות היא הדרך לחסוך זמן בהמשך ולהפיק את המירב מצורת התקשרות הזו.
חתימה
בין הדברים הראשונים שיש לשים לב אליהם היא החתימה שלכם. אנשים נוטים להתעלם מהחתימה וחבל. חתימה יכולה להיות כל טקסט או תמונה שתחליטו לשים באופן קבוע. היא יכולה לספק לא רק מידע רלוונטי (כמו מספר טלפון, שמכם המלא, אתר, תפקיד בחברה) אלא גם משהו אישי יותר כמו ציטוט אהוב. אבל החתימה יכולה להיות כלי הרבה יותר שימושי. זו יכולה להיות הדרך שלכם להודיע לאנשים מה הדרך הטובה ביותר ליצור קשר, מתי ומה תדירות התגובה שלכם. מאחר ואתם כותבים את הדברים פעם אחת ותוכנת האימייל שלכם מדביקה את החתימה בכל אימייל יוצא, אתם לא צריכים להתאמץ ולזכור להוסיף את הפרטים האלו. בחתימה תוכלו לכתוב ימים בהם אתם נמצאים בקרבת מחשב, זכרו שאנשים יכולים לקרוא אימיילים יום או יומיים אחרי שאתם כתבתם אותם. בצורה הזו הם יכולים לדעת אם לצפות לתגובה מיידית או שאולי עדיף שיצרו קשר בטלפון.
קבוצות
תגובות של מילה אחת
לפעמים אתם מקבלים אימיילים עם מטלה או רעיון שלאו דווקא דורשים תגובה מידית. יחד עם זאת, זכרו שקיימים היום מסנני ספאם שלא פעם בולעים אימיילים חשובים ולאור העובדה שהרשת אינה יציבה ב-100% וישנה אפשרות שאימייל לא יגיע ליעדו. מנומס לשלוח אימייל עם מילה אחת "קבלתי" או "יבוצע". כך ברור לצד השני שהאימייל הגיע, בתקווה שהבקשה גם תוצא לפועל. זה מנומס וזה אפקטיבי.
תגובה מוכנות מראש
כאשר אימייל דורש תגובה ארוכה יותר יכול להתרחש אחד מהדברים הבאים: אתם לא תענו ותדחו את התגובה כי אין לכם זמן או כוח לנסח תגובה, או שתבזבזו זמן בתגובה שכבר כתבתם מספר פעמים בעבר, תכתבו משהו לא קוהרנטי כי אתם לא מרוכזים ורוצים כבר לסיים.
בכל אחת מהאפשרויות האלו אתם פוגעים בעצמכם. הדרך היעילה ביותר להגיב לאימיילים שדורשים תגובות ארוכות, היא בעזרת תגובות מוכנות מראש. סופרים או עיתונאים בעלי נימוס בסיסי, המקבלים אימיילים מקוראים יתחילו את התגובה לרוב בכמה מילות ברכה ותודה על הזמן שהקורא לקח כדי להגיב. ברור שאת השורה או שתיים האלו אין צורך להקליד מחדש בכל פעם - נסחו פעם אחת את התגובה שלכם ושמרו אותה. לאחר מכן יש שאלות שחוזרות על עצמן, אין סיבה לא להגיב לשאלות האלו, אחרי הכל כל שואל לא מודע שכבר נשאלתם בעבר את הדברים. אתם יכולים להעתיק תגובות שכתבתם מספר פעמים ולשמור אותן. כך תוכלו לענות לאנשים, לתת רושם טוב על עצמכם ולא לבזבז את הזמן. הדבר נכון לא רק לסופרים אלא גם לתומכים טכניים, מזכירים ומזכירות, מורים ועוד.
את התגובות המוכנות מראש כדאי לשמור בקובץ טקסט שישאר פתוח בזמן העבודה. זו הדרך הפשוטה והפחות מעיקה לעשות זאת. אפשרות אחרת היא למצוא תוכנה בה ניתן לשמור קטעי טקסט ולשלוף אותם במהירות מבלי לחפש זמן רב מדי. במק ישנה תוכנה בשם iClip. התוכנה מאפשרת לכם לשמור יותר מ-Copy אחד שאתם עושים. בצורה הזו, אם העתקתם טקסט ולאחר מכן העתקתם כתובת אינטרנט, תוכלו לשלוף את הטקסט מייד ובקלות. בנוסף iclip מאפשר לבנות ספרייה של מקטעי טקסט, תמונות וכתובות אותם ניתן לשלוף בצורה נוחה יותר מאשר מתוך קובץ טקסט.
אפשרות אחרת היא תוכנות כמו Typinator או Textexpander במק, או Texter בחלונות. תוכנות אלו בנויות על קיצורי כתיבה. כאשר הקיצור מזוהה על ידי התוכנה, שעוקבת אחרי כל התוכנות שלכם, היא מייד מעלימה את הקיצור ומדביקה במקום את הטקסט הנדרש. כך הקיצור ג"אנ יהפוך מייד למשפט "גברת, אדון נכבדים. אני שמח ומאושר להודיע לכם ש". ניתן לנסח אימייל שלם, ארוך ומנוסח היטב שיהווה תשובה קבועה. אתם תשקיעו עשרים דקות בכתיבת התגובה הזו פעם אחת בלבד. מעכשיו, כל פעם שתזדקקו לתשובה הזו, תוכלו להקליד את הקיצור answer1 למשל והתשובה תופיע ותהייה מוכנה למשלוח מיידי.
יש דברים שאנשים מרשים לעצמם לעשות כשהם מגיבים באימייל שהם לעולם לא היו מרשים לעצמם בשיחת טלפון וחבל. בניגוד למה שנדמה, האינטרנט אינו ביוב והוא מציע לנו דרך לעשות דברים שלא היינו יכולים לעשות בעבר. נהגו בכלים של האינטרנט בכבוד ותוכלו להגשים הרבה יותר משאתם מעלים על הדעת ויחסי אנוש הם האלף בית של העניין.