שני הכלים שיוצרים בלבול בקרב אנשים שמנסים לארגן את החיים שלהם הם דווקא שני הכלים שאמורים לעזור לארגן את החיים. היומן ורשימת המטלות לא פעם מחליפים תפקידים ובתוך הכאוס שנוצר קשה למצוא את הרגליים והידיים. אל דאגה, יש פיתרון והוא אפילו פשוט. כדי להבין את הדרך הטובה ביותר להשתמש בכלים האלו ובוא ונבחן מה הם בעצם עושים.
היומן, או לוח השנה, מציג לנו על פי רוב נקודת מבט שבועית. כבר בבית הספר היה לנו יומן בו כל שני עמודים הציגו, טור אחרי טור, את הימים ואת השיעורים הנלמדים בהם. את היומן הפשוט הזה מחליף יומן קצת יותר מורכב באוניברסיטה עם תצפית חודשית על המבחנים שעומדים לבוא. לאחר מכן בעולם המבוגרים ישנה גם נקודת המבט השנתית בה אנחנו משלבים אירועים משפחתיים, עבודה, לימודים וכל דבר אחר שמשכנעים אותנו להגיע אליו. למרות השינויים בנקודת המבט בבסיסו נותר היומן כלי מאוד פשוט ומאוד ברור - הוא משמש מפה של הזמן שלנו. זהו הדבר החשוב ביותר לזכור. היומן הוא מפה שאמורה לעזור לנו לכוון את הדרך. כמו במפה רגילה המציגה את תוואי השטח הקבועים, את המכשולים ואת דרכי הקיצור בין נקודה לנקודה גם היומן מציג לנו, או אמור להציג לנו, את כל מה שאנחנו עומדים להיתקל בו במסע. זהו הדבר החשוב ביותר לזכור.
ברגע שאנחנו מבינים שהיומן הוא מפה, ברור יותר מה צריך להכנס לתוכו ומה נשאר בחוץ. נתחיל מהדברים הבסיסיים. ביומן אנחנו מציינים ימי הולדת, אירועים משפחתיים, חגים וחופשות. אלו תאריכים ולעיתים שעות (ארוחות חג לעומת חופשת החג) שלא משתנים. אפשר לצפות אותם שנים מראש ואם יש לכם יומן ממוחשב לרוב באמת תהייה לכם תצפית של עשרות שנים קדימה, נגישים בלחיצת כפתור.
מה עוד נכנס ליומן? פגישות עבודה כמובן. למרות שניתן להזיז אותן פגישות עבודה הן לרוב משהו שנשאר בגבול מאוד ברור ולכן מקומו ביומן. לימודים, מבחנים אלו גם נכנסים ליומן. אבל מה לגבי שיחת טלפון שיש לעשות? כאן הדברים מתחילים להסתבך.
רוב האנשים רושמים לעצמם שיחות טלפון שהם צריכים לעשות ברשימת המטלות, במקום בו המטלה הזו צריכה להיות רשומה. אלא שיש שיחות טלפון שיש להן תאריך תפוגה. אם לא תדברו עם סוכנת הנסיעות שלכם עד ה-15 לחודש יש סיכוי שלא תהייה לכם טיסה מסודרת. אם לא תרימו טלפון עד ה-30 לחברת החשמל ותבררו טעויות בחשבון לא תוכלו לערער עליהן. כאשר יש תאריך ברור ואפילו שעה ברורה שאחריה אין טעם לעשות את השיחה הטלפונית, אותה השיחה צריכה להכנס ליומן. ממטלה שצריך לעשות היא הופכת לתוואי שטח ברור שאי אפשר להתחמק ממנו. כל מטלה שיש לה תאריך תפוגה מקומה אולי ברשימת המטלות אבל בטוח שהיא צריכה להופיע ביומן. זו יכולה להיות שיחת טלפון כאמור, תשלום חשבון, מבצע שמסתיים בתוך חודש, הרצאה שאנחנו חושבים אם ללכת לראות או לא ויש תאריך קבוע שאחריו לא ניתן להירשם אליה עוד. ברגע שמפנימים את רעיון היומן כמפה קל יותר להשתמש בו בצורה חכמה.
ומה לגבי רשימת המטלות? רשימת המטלות היא דינאמית ומורכבת יותר מהיומן. מטלות מתווספות ונמחקות, אנחנו משנים את דרגת החשיבות שלהן, מכינים רשימה למכולת, רשימה של שיחות לאותו היום, רשימה של משימות שיש לבצע לאורך השבוע. בניגוד ליומן בו מצאנו את ההיגיון שמוביל אותנו לעדכן אותו, משימת המטלות היא שדה קרב, ניתן אפילו לומר שדה קטל. איך בכל זאת אפשר לעשות בו שימוש חכם?
ובכן, הדבר הראשון הוא להבין שרשימת מטלות אחת היא הגיונית בערך כמו לקחת גלולה אחת נגד הריון לכל אורך החודש. זה לא עובד ויש סיכוי גדול שתמצאו את עצמכם עם נטל שלא ציפיתם לו ולא רציתם בו.
כדי לנהל מספר רשימות לא צריכים מחשבים, מחשבי כף יד או סלולרי משוכלל. כל מה שצריך הוא פנקס נוח, עפרון ומחק (או עט אם אתם מתעקשים). אם ממש מתעקשים אפשר להוסיף את העטים המשוכללים שיש להם ארבע צבעים בתוכם. הצבעים משמשים לייצר עדיפות במטלות כמובן אבל אפשר להחליף אותן בקלות על ידי הוספת מספר בתחילתה של כל שורת מטלה או סופה.
בספרו Getting Things Done דיוויד אלן ממליץ על בניית רשימות על פי קונטקסט. המשמעות היא שיש לחשוב על הרשימות בהתאם למצב בו אתם נמצאים. שיחות טלפון אתם יכולים לעשות כאשר אתם על יד טלפון ובימינו זה אומר כמעט מכל מקום. אימיילים אפשר להוציא רק כאשר אתם בקרבת מחשב (אלא אם יש לכם מכשיר סלולרי שמאפשר לכתוב אימיילים). אפשר ליצור רשימה של מטלות לזמן שאתם מסתובבים בחוץ - כל הקניות למיניהם, מסירה של חבילה לדואר.
בפנקס רשמו כותרות שיהיו הקונטקסט שלכם. כעת כל מטלה שנכנסת לכם לחיים נזרקת לרשימה המתאימה. שתיים או שלוש רשימות מספיקות כדי ליצור מיקוד. ארבע או חמישה סוגי רשימות טובות למי שרוצה להיות מאורגן לגמרי. אל תצרו יותר מזה כי אז מתחילה הבעיה הגדולה יותר: לאיזו קטגוריה המטלה הזו נכנסת. רשימת מטלות צריכה לעזור לכם לפתור בעיות ולא ליצור עוד אחת. בכל מקרה מומלץ ליצור רשימה אחת נוספת שהיא רשימה יומית ובה 3 המשימות שאתם חייבים להשלים היום. הרעיון הזה מגיע Zen to Done שם הרשימה הזו נקראת רשימת הסלעים או ”הדברים החשובים ביותר“ (MIT באנגלית). בכל בוקר עברו על הרשימות שלכם ובחרו בשלושת במשימות שאתם מבקשים להשלים היום. לא משנה מה יקרה בסוף אותו היום את המשימות האלו אתם מפנים לכם ומוחקים. השיטה הזו מעודדת מאוד כי ברגע שמוחקים אפילו מטלה אחת יש הרבה יותר אנרגיה להמשיך ולמחוק את האחרות.
על ידי שמירה על יומן מסודר ורשימות מטלות ברורות הרבה יותר קל להבין מה המשימה שעומדת לפנינו ולהוציא לפעול את הפעולות הנדרשות כדי להביא להשלמתה.