כמו כמעט בכל דינמיקה חברתית בעת הנוכחית, הדואר האלקטרוני הפך כבר מזמן לאמצעי תקשורת מרכזי בין המרצה והסטודנטים, מכיוון שזו הדרך היעילה והמהירה ביותר לפנות למרצה. זהו ערוץ תקשורת זמין ופשוט לתפעול, אשר השימוש בו מאפשר לסטודנט להעביר פנייה באופן מידי, ובמקביל מותיר למרצה את האפשרות לקבל את הפנייה ולטפל בה במועד המתאים לו.
עם זאת, למרות שהשימוש בדואר האלקטרוני נפוץ על ידי סטודנטים, פעמים רבות נכתבות פניות אלו בצורה המקשה על המרצה לספק לסטודנט מענה מיטבי ולעיתים אף בצורה בלתי ראויה או לא מכבדת. כדי שפנייתכם תזכה להתייחסות הטובה ביותר מצד המרצה כדאי להקפיד על מספר המלצות בעת כתיבתה.
כללים לכתיבת מייל למרצה:
פנייה רשמית: יש לזכור כי מדובר בפנייה רשמית, למרות השימוש במדיום האלקטרוני, לכן ראוי לשמור על אותה רמת התבטאות המתאימה למכתב רגיל או פגישה במשרדו של המרצה.
עניין חדש: יש לפנות בעניין חדש בלבד, תוך הימנעות מחזרה על נושאים שהמרצה כבר הבהיר בעבר (נאמר בכיתה, נכתב באתר הקורס, פורסם בסילבוס וכדומה). יתרה מזאת, ציינו במכתבכם בפירוש כי ביצעתם בעצמכם בדיקה ראשונית, לפני פנייתכם למרצה.
שפה תקנית: יש להשתדל לכתוב בשפה תקנית. אין צורך בעריכה לשונית, אך שימוש בסימני פיסוק, מילות קישור וכתיבת משפטים שלמים יקלו על המרצה את קריאת ההודעה.
שורת נושא: יש לנסח בשורת הכותרת את "נושא" המייל, שיבהיר למרצה במה עוסקת ההודעה ועד כמה הטיפול בה דחוף. כך תסייעו למרצה לפתוח את ההודעה במועד בו הוא מעוניין לטפל בה ותפחיתו את הסיכוי שההודעה "תיפול בין הכיסאות", מכיוון שנפתחה במועד אחד בעוד היא אמורה להיות מטופלת במועד אחר.
קריאה נוספת: בסיום הכתיבה, הקפידו לחזור ולקרוא את ההודעה, כדי לוודא כי ההודעה מנוסחת בצורה מספיק ברורה, כך שגם אדם זר יוכל להבין את כוונתכם, שכן לעיתים המרצה אינו מכיר באופן אישי כל סטודנט הלומד אצלו.
הנה למשל דוגמה להודעת מייל שהעביר סטודנט למרצה, אודות היעדרות משיעור בקורס בו הנוכחות היא חובה. כמובן שמדובר בדוגמה אחת מתוך מגוון נושאים שונים עליהם ייתכן שתדונו עם המרצים שלכם ועל כן יש להתאים את השימוש בתבנית לדרך הכתיבה והניסוח הראויות לתפיסתכם. בכל מקרה, יש להימנע מכתיבה 'חברית' או שימוש בשפה שאינה מכבדת.
בואו ננתח כלל אחד מהסעיפים במייל (המספור האדום לצד כל פסקה אינו במקור, אלא נועד לצורך ההסבר הבא):
1. יש להתחיל בפנייה קצרה ורשמית הכוללת את שמו ותוארו של המרצה.
2. לא חובה, אבל מומלץ לכלול משפט אישי קצר, אשר נועד להראות למרצה שלפני הכול - אתם פונים אליו כאדם.
3. חשוב לכתוב למרצה לאיזה קורס בדיוק מתייחסת פנייתכם, שכן מרצים רבים מלמדים מספר רב של קורסים, לעיתים במוסדות שונים.
4. את הפנייה עצמה יש לנסח בצורה קצרה ועניינית, תוך הימנעות מסיפורים, דוגמאות והשוואות. לצד זה, חשוב להדגיש את ייחודיות המקרה, כדי להקל על המרצה בהבנת בקשתכם.
6. יש לסיים את ההודעה בצורה רשמית ומכבדת, רצוי בהתאמה לתוכן הפנייה - הודעת בקשה נהוג לסיים באמירת תודה, בעוד הודעת העברת מידע מקובל לסיים בברכה כללית.
7. יש לכתוב את שמכם המלא ופרטי יצירת הקשר עמכם, אפילו אם ניתן לגלות זאת בבירור מכתובת הדוא"ל. יש לזכור שהמטרה שלכם היא להקל על המרצה לדעת מי הפונה, כדי שיוכל לסייע לכם.
8. את נושא ההודעה (למעשה הכותרת של המייל) מומלץ לנסח בסיום הכתיבה, כדי שישמש כתקציר ההודעה ויסייע להבהיר את מידת דחיפות המענה אליה.
הכותב הוא מרצה בפקולטה לניהול של המרכז האקדמי לב, ומנחה תהליכי שינוי בחינוך