לעבור את הזום בשלום: מדריך להתנהלות בשיחות וידאו מקצועיות

הזום הוא פריים אחד שמייצג אתכם. בין אם מדובר בשיחת צוות, הרצאה, פגישה, או ראיון עבודה - תכל כל מפגש זום הוא בעצם ריאיון טלוויזיוני. לכן אתם צריכים להיראות במיטבכם וחשוב שתשאירו רושם מקצועי, כך תעשו זאת:

זוויות צילום

• העדיפו צילום לרוחב ולא לגובה, בצילום לגובה יש שוליים שחורים ואתם זוכים לפחות נוכחות על המסך.
• צילום חזיתי נותן למשתתפים תחושה שאתם פונים אליהם ישירות. מקמו את המצלמה בגובה העיניים. כך תיראו מביטים ישירות. הקפידו שזווית הצילום לא תהיה מלמעלה / מלמטה (סנטר כפול לא מחמיא גם לרזים).
• משתמשים בנייד שלכם בשיחה? הקפידו שלא לצלם את התקרה. אם אתם מתהלכים, קחו בחשבון שהפריים מעביר את הדרך שלכם לשאר המשתתפים.
• שמרו על קשר עין עם המצלמה –הצופים בכם ירגישו שאתם פונים אליהם ישירות.

רקע ותאורה

• מצאו זווית שבה הפריים סגור, כך שייראה שאתם נמצאים במקום רשמי ומסודר. אפשר לעשות את זה כמעט בכל מקום (אפילו את חדר הילדים / חדר השינה / חדר בית חולים אפשר לדמות למשרד רשמי ומסודר) היו הבימאים של האירוע בזום.
• אין מצב לייצר פריים ראוי? שימו רקע וירטואלי. ברקע כזה יש בעיה שברוב המחשבים הוא ירצד, אבל אם אין ברירה וערמות הכביסה ממלאות את החדר – זה עשוי להיות הפתרון עבורכם.
• הקפידו שהתאורה לא תהיה מסנוורת, שהתאורה לא "תשרוף" את המסך. אל תשבו מול חלון פתוח שממנו יש שמש ישירה, אל תדליקו מנורה מסנוורת בגב/בתקרה שלכם.
• מרכיבים משקפיים: הקפידו, ככל שאפשר, שהתאורה לא תשתקף במשקפיים.

  

סאונד

• הקפידו לסגור את המיקרופון כאשר אתם לא משתתפים. זאת "פאדיחה גדולה" כאשר כל המשתתפים פתאום שומעים אתכם מדברים שיחת חולין.
• השתיקו את הסביבה. אין מצב שברקע שלכם ישמע ילד צורח / השיפוץ של השכנים. יש רעש באזור שלא ניתן למנוע? - עברו למקום אחר.
• השתמשו באוזניות אם יש צורך על מנת לא להפריע לסביבה שבה אתם נמצאים ועל למנת לשמוע טוב יותר את הדוברים.
• בזום אין אפשרות לשמוע מספר אנשים בו זמנית. זה הופך אותנו לקצת יותר "אירופאים" ויש בכך ייתרון לעיתים. כבדו את הדוברים, הימנעו מלהתפרץ לדברים של דוברים אחרים.

הופעה

• שבו זקוף וזכרו שכל הזמן רואים אתכם. גם במפגש ארוך לא מתאים לשבת עם הרגליים על השולחן או שפופים וזרוקים.
• לבוש הוא חלק מהחזות המקצועית שאתם משדרים, הקפידו על הופעה מתאימה למפגש. כמו מנחה טלוויזיה אף אחד לא ידע מה אתם לובשים מעבר לפריים המצולם, אבל אם התעצלתם להשקיע בהופעה מהמותניים ומטה, והסתפקתם במכנסיים קצרים- הקפידו לא לקום כשהמצלמה פתוחה.
• אם זאת פגישה רשמית שמתאים לענוד בה עניבה וחליפה - עשו זאת.
• התגלחו! אם הדבר יסייע לכם אפילו התבשמו, זה יכניס אתכם לאווירה מקצועית.
• תכשיטים ואיפור יתנו לכם נקודות. איפור הוא לנשים וגברים כאחד. בעלי הקרחות ירוויחו שלא "יבריקו" במקומות הלא נכונים.

המעטפת

• שם בכניסה לזום: הקפידו שהשם שמופיע בשיחה הוא השם המלא שלכם ולא שם הילד או מי שהיה על המחשב לאחרונה.
• בפגישות רשמיות מומלץ שם מלא בתוספת שם הארגון
• שומר מסך: בחרו תמונה טובה שלכם. העדיפו תמונה רשמית אם יש לכם.

  

צ'אטים

• במפגשים מרובי משתתפים, צרו קשר בצ'אט עם מי שמעניין אתכם. אבל אנא הקפידו לפני שאתם שולחים את ההודעה לוודא שהיא פרטית ולא לכולם או בטעות לאחרון ששוחחתם איתו. זה המינגלינג שלכם בוובינר או בכנס וירטואלי.
• הכינו טקסטים שיסייעו לכם – הזום מאפשר לכם להכין "שליפים". אתם יכולים באופן רשמי "להעתיק במבחן" בלי שכולם ידעו. פשוט הישירו מבט למסך וקראו את החומר שהכנתם מראש ומידי פעם תבלו אותו במשהו אותנטי שלא ירגישו שאתם מקריאים מהנייר המוכן.

שיתוף מסך

• שימו לב מה אתם משתפים. אתם אמורים להציג? הכינו מבעוד מועד את החומרים הרלוונטים. סגרו חלונות שלא תרצו שהמשתתפים האחרים יראו. יש לכם שומר מסך על המחשב? שימו לב שלא יהיה משהו אישי מידי.

כשאתם הדוברים

• התחברו כרבע שעה לפני תחילת האירוע לבדיקות.
• שימו לב למספר המשתתפים. השתדלו לשים לב לשאלות שעולות תוך כדי, אם אין לכם יכולת לחלוק קשב – דאגו שיהיה מנחה מטעמכם שיפנה את תשומת לבכם.
• שימו את הזום על מסך מלא על מנת להימנע מ"רעשים" והסחות דעת. סגרו נייד ותהיו מרוכזים רק בזום.

  

עצות כלליות

• לא לזוז על הכיסא! לא להסתובב, לא להתנדנד. זה פשוט לא מתאים.
• שפת גוף: אומנם הזום הוא דו ממדי ולא תלת ממדי אבל שפת הגוף עדיין עוברת. לפיכך שימו לב מה אתם עושים עם הידיים. כמה אתם נוגעים בפנים.
• סגירת מסך: פגישה ארוכה? אתם רוצים לדבר עם מישהו? רוצים לאכול? שימו השתק וסגרו מצלמה. לגיטימי במפגש ארוך. אל תעשו זאת במצלמה פתוחה.
• הכינו לכם כוס שתייה. באירוע רשמי אפשר ורצוי להשתמש בכוס ממותגת של הפירמה.
• שימוש באישי-פרטי - הזום והעבודה מהבית מאפשרים לכם להגיע לשיח אישי. הכלב נבח? החתול רדף אחרי זבוב? הילד התעורר? אם זה מתאים "השתמשו" בסיטואציה הפרטית.
• המפגש משעמם? אחד הדוברים מאריך בנושא שלא קשור אליכם? אין בעיה בלי שידעו – תעבדו, תעברו על מיילים. אבל עשו זאת מול המצלמה שיראה שאתם מביטים על המסך, עם חלוקת קשב מידי פעם, שלא תפספסו אם פונים אליכם למשוב על הדברים.
• עובדים עם שני מסכים. הקפידו שהמצלמה תהיה על המסך שחזיתי אליכם, ואם אתם עובדים על מסמכים רק על המסך שמולכם.
• סוללה: אם אתם מחוברים מהנייד או מהלפטופ הקפידו שתהיה לכם טעינה מבעוד מועד.
• Reactions כשזה מתאים השתמשו בחיווי הסמיילי; הרמת יד, לייק. הם מצויים בסרגל הכלים של הזום/טיימס.
• המפגש מוקלט? צפו בו בדיעבד. צפו כיצד נראתם ולמדו כיצד לשפר.
• הסתיים המפגש? היפרדו. אמרו שלום בטרם תצאו מהמפגש.