כולנו רוצים להיות פרודוקטיביים יותר בעבודה ומחפשים אחר הדרכים שיעזרו לנו להיות כאלה. אבל האמת היא, שגם ערימה של כוסות קפה ורשימות של משימות לא יעזרו לנו להגיע לשיא התפוקה שלנו. אז מה כן?
תפוקות במקום תשומות
לפני שאתם מתחילים עוד יום עבודה, זכרו שהמטרה שלכם היא להוציא מהשעות האלו כמה שיותר תוצאות. לכן, לא תמיד הרצון להספיק לדחוס אליהן כמה שיותר משימות בסופו של דבר יניב את הפירות שאתם מייחלים להם. בחנו את רשימת המשימות שלכם לאור זה, ועשו רק מה שבאמת מקדם אתכם אל עבר המטרות שלכם.
קחו הפסקות
מכירים את אלו שמעשנים ויוצאים להפסקה כל שעה עגולה? גם אם אתם לא מעשנים (ואם כן, למען בריאותכם כדאי שתפסיקו - אבל זה כבר לערוץ הבריאות), קחו גם אתם הפסקה. צאו להליכונת קצרה, ארוחה, כוס משקה חם או אפילו מדיטציה, ותראו שתחזרו לעבודה בכוחות מחודשים. חשבו על זה - רעיון מבריק יכול להיווצר בשניה אחת, אבל דורש את היצירתיות, הנינוחות וכוח המחשבה שלכם, הרבה יותר מאשר את הזמן שלכם.
חוק ה – 20/80
ידוע ש-20% ממה שאנחנו עושים הוא שמניב לנו 80% מהתפוקה. אז בלי רחמים, הוציאו מחייכם את המשימות המיותרות, שגוזלות מכם אינסוף זמן ואנרגיה ומניבות לכם מעט מאוד תועלת ורווח. אפשר לעשות את זה ממש מספרית – הכינו רשימה של המשימות הדרושות להשלמת הפרויקט הבא שלכם, וצמצמו אותה עד שתגיעו למספר השווה ל-20% ממספר המשימות המקורי.
בוסט של אנרגיה על הבוקר
במקום לפתוח את היום בהתנפלות על המיילים, נסו גישה אחרת – כזו שתזין אתכם באנרגיה. יש כאלו שייצאו להליכה, אחרים יפתחו במדיטציה. אפילו רק לשתות את כוס הקפה בנחת תוך שיחה עם הקולגות על הפרק שראיתם אתמול, יכולה להיות אחלה נקודת פתיחה ליום.
ובהמשך לזה: הקפידו לבצע את המשימות המאתגרות על הבוקר
לכולנו יש את המשימות המעצבנות שאמורות לקחת רק שעה, אבל אנחנו דוחים ודוחים אותן, מתרגזים וחושבים עליהן באופן אובססיבי - ואז השעה המעצבנת הזו הופכת לשעתיים או שלוש שמעצבנות לא פחות. לכן, המסקנה היא לסיים איתן על הבוקר כדי לגמור עם זה ודי!
אל תרשו לעצמכם לבזבז את זמנכם על מיילים מיותרים
הדואר האלקטרוני הוא אחד מגזלני הזמן ומסיחי הדעת הידועים ביותר לשמצה. אם קיבלתם מייל שעל ה-CC שלו יש המון מכותבים ואתם לא המכותבים הבלעדיים, בדקו אם תוכן המייל בכלל רלוונטי עבורכם, ואם, אולי, לא אתם אלו שאמורים להשיב עליו. בנוסף, אם שמתם לב שההתכתבות שלכם בנושא ארוכה יותר מ-2 או 3 מיילים, ייתכן שיהיה פשוט יותר להרים טלפון ולקבל הסברים נוספים.
והנה טיפ בנושא שאנחנו מודים שאם יכולנו, היינו שמחים מאוד ליישם בעצמנו: אם אתם יכולים להרשות לעצמכם, עדיף לקבוע זמנים קבועים ביומן לבדיקת תיבת המייל. מחקרים מראים שאנשים שבדקו את המייל שלהם לא יותר מ-3 פעמים ביום, היו אפקטיביים יותר וגם דווחו על רמת אושר גבוהה יותר מאשר האחרים. עם זאת, אנחנו מודעים לכך שמיילים הפכו לצורת התקשורת הכמעט בלעדית ברוב מקומות העבודה, ולכן עם כל הרצון הטוב – לא תמיד אפשר להגביל אותם.
מולטי-טסקינג? ותרו על זה
בואו ננפץ היום המיתוס; מולטי-טסקינג (ריבוי משימות בעברית) זו אגדה אורבנית. כן, אפילו אצל הנשים. מחקרים מראים שהמוח לא באמת יכול לטפל בכמה משימות בו זמנית, ולכן מה שהוא עושה זה לטפל בכל פעם במשימה אחת, באינטרוולים קצרים. בעגה המקצועית זה נקרא סוויצ'-טאסקינג. התוצאה היא שהפרודוקטיביות יורדת בגלל זמני הכניסה והיציאה שלנו מהמשימות. המסקנה היא מאוד פשוטה: התרכזו במשימה אחת ובצעו אותה עד הסוף, ורק אז עברו לבאה בתור.
הכותבת היא יועצת, מאמנת עסקית ומומחית בתחום של ניהול זמן.