נניח שהזמנתם ישיבה בנושא: דיון על מצב המחסן. הישיבה ארכה שעתיים ובסופו של דבר הושגו בה בעיקר צעקות. למה זה קרה? כי לא היה שם מיקוד מראש בתוצאה. כך נוצר מצב שבו אתם ביקשתם לפתור את בעיית המלאי העודף, ליעקב היה חשוב לסגור את תקציב המחסן, גילי התעקשה לקבל תשובות לגבי סילוק הגנרטור מהמחסן, שלושה עובדים נוספים לא הבינו בכלל על מה מדובר ומנהל בכיר אחד שזימנתם לישיבה היה עסוק בקריאת אימיילים. התוצאה: אנדרלמוסיה וחוסר יעילות.
אז איך מנהלים ישיבה אפקטיבית? הנה תרגיל שיעזור לכם להתכונן לישיבה, להגדיר את מטרותיה ולמקד את צוות העובדים בהשגתן:
1. הגדירו לעצמכם מראש מה אתם רוצים להשיג. אני ממליץ לכתוב את המטרות הרצויות בלשון עבר, כאילו הישיבה כבר התקיימה. לדוגמה: השגנו פיתרון לבעיית המלאי העודף.
2. שלחו באימייל את הזימון לישיבה והקפידו לציין בהבלטה את התוצאה הרצויה.
3. זמנו לישיבה אנשים רלוונטיים בלבד.
4. הכריזו בפני כולם על התוצאות הרצויות כבר בתחילת הישיבה - כך יהיו כל הנוכחים ממוקדים במטרות לאורך כל הפגישה.
וזכרו: מיקוד בתוצאה הוא לגמרי לא מובן מאליו. עליכם ליצור אותו בעצמכם.