אצל רוב האנשים, אחד הדברים שהכי משפיעים על חופשה מוצלחת הוא האפשרות להתנתק מהעבודה ואפילו לא להתעסק בה בכלל. בשנים האחרונות, כשאנחנו נוסעים עם הסמארטפון וממילא התקשורת עם אחרים נעשית בעיקר דרך הוואטסאפ והמייל ולא בהכרח שיחות טלפון, קשה הרבה יותר להתנתק. אם הלקוחות או הקולגות שלכם לא ידעו שאתם בחופשה, כנראה שתזכו להפרעות לא מעטות במהלכה.
כך תעדכנו את המיילים ותוכנות המסרים שלכם שאתם בחופשה
מיקרוסופט אאוטלוק (outlook)
הגדירו במייל תשובה אוטומטית – "מחוץ למשרד"
כל פעם שמישהו ישלח לכם מייל, הוא יקבל מידית תשובה שאתם בחופש, וידע (בתקווה) לעזוב אתכם. איך עושים את זה?
לחצו באאוטלוק על קובץ > תשובות אוטומטיות (Automatic Replies).
סמנו – "שלח תגובות אוטומטיות". בחלון תוכלו לכתוב את התשובה המידית שכל מי שישלח לכם מייל בזמן החופשה יקבל (אני בחופש עד 20.8, למשל). תוכלו לתזמן באילו תאריך ושעה התגובה האוטומטית תחל להופיע ומתי היא תסתיים, כשתחזרו לעבוד.
כיבוי התראות על מיילים חדשים
אפליקציית אאוטלוק בסמארטפון מאפשרת נטרול התראות לפי ימים/שעות או לתקופה לא מוגבלת. כדאי להגדיר את האופציה הזאת עוד בטרם ארזתם את המזוודה, כך שלא תסחפו לקרוא מיילים שמגיעים אליכם, כאשר כבר תשבו ליד הבריכה. דבר זה יאפשר לכם ליהנות מהחופש ללא הסחות דעת. גם ב-Teams אפשר לתזמן מצב מחוץ למשרד, כך שאנשים ידעו לא לפנות אליכם.
יצירת תיקיות וחוקים בתיבת המייל
כמובן שלא משנה מה תעשו, תיבת המייל שלכם תהיה עמוסה כאשר תחזרו מהחופש. הדרך להתמודד עם העומס בעיניים והמחשבה שאתם הולכים לבלות זמן רב מול המחשב, רק בלהתעדכן ולענות מיילים, יכולה להיות הרבה יותר נוחה. תוכנת האאוטלוק מאפשרת להגדיר חוקים אוטומטיים ויצירת תיקיות. כך, שלאחר שתיצרו תיקייה ללקוחות שלכם, ספקים או כל נושא אחר, תוכלו להעביר לשם מיילים בצורה אוטומטית. הפתרון הזה גם עושה סדר ב-Inbox וגם מאפשר לעבור בקלות רבה יותר על מיילים בתחום מסוים.
העוזרת האישית תמצא לכם זמן מענה להודעות
כאמור, אתם לא תצליחו להתחמק ממענה לכל המיילים שיכנסו לכם לתיבה, אבל גם כאן, תוכנת אאוטלוק יכולה לעזור למצוא את הזמן המתאים לביצוע המשימה הזאת. שירות Viva Insights שכבר קיים באאוטלוק שלכם, בוודאי כבר המליץ לכם בעבר לענות למיילים ששכחתם.
בכל הקשור לחופשות, Insights יודע לזהות זאת באמצעות היומן שלכם. לאחר החזרה מהחופש, Insights יחפש לכם ביומן זמן פנוי לשבת על כל המיילים והמשימות הפתוחות שהשארתם. הוא עושה את זה בין היתר, באמצעות חיבור לאפליקציית To Do של מיקרוסופט הקיימת בסמארטפון, במחשב וגם בתוך האאוטלוק. זאת מאפשרת להגדיר לכם משימות וגם להפוך מיילים שסימנתם בדגל אדום כמשימה לביצוע.
אגב, עוד לפני היציאה לחופש, Viva Insights מאפשר בפעולה מהירה, לבטל את כל הפגישות שכבר משובצות לכם ביומן בתאריכים שאתם בנופש. הוא גם מצרף הסבר למשתתפי הפגישה, מדוע ביטלתם את השתתפותכם.
ג'ימייל
תוכלו להגדיר הודעת חופשה בג'ימייל כדי להודיע לאנשים באופן אוטומטי שלא תוכלו לחזור אליהם מיד. כשאנשים ישלחו לכם הודעה, הם יקבלו תשובה באימייל שבה הטקסט שכתבתם בתשובה האוטומטית של הודעת החופשה.
איך מגדירים הודעה אוטומטית?
- במחשב פותחים את ג'ימייל. בצד שמאל למעלה, לוחצים על סמל ההגדרות ואז - הצגת כל ההגדרות. גוללים למטה עד לקטע "הודעת חופשה".
- בוחרים באפשרות הפעלה של הודעת חופשה.
- ממלאים את טווח התאריכים, הנושא וההודעה.
- מתחת להודעה, מסמנים את התיבה אם רוצים שרק אנשי הקשר שלכם יראו את הודעת החופשה.
- בחלק התחתון של הדף, לוחצים על שמירת השינויים.
וואטסאפ
האפשרות להוסיף מענה אוטומטי עובדת רק בוואטסאפ ביזנס. יש אפליקציות חיצוניות כמו WhatsAuto Reply App, שמציעה לכם להוסיף תגובה אוטומטית.
בנוסף, תוכלו להשתיק אנשים מסוימים, מהעבודה למשל, כך שלא תקבלו התראות כשהם שולחים לכם הודעות. כנסו לשיחה איתם – לחצו על שלוש הנקודות בפינה העליונה ואז – השתקת התראות.
סלאק
אם אתם חוששים לקבל הודעות בסלאק שיסיחו את דעתכם מהחופשה, כדאי לכם לדעת שיש מספר דברים שאפשר לעשות בנידון, באפליקציית המובייל ובגרסת הדסקטופ כאחד. ראשית, אתם יכולים להגדיר את עצמכם כ״away”, סטטוס שיהיה חשוף לכל מי שבסביבה הארגונית שלכם. זה אולי לא ימנע מהקולגות שלכם לשלוח לכם הודעה, אבל זה בהחלט יגרום להם לחשוב פעמיים. במצב זה, תופיעו ברשימת אנשי הקשר עם עיגול ריק ולא עיגול ירוק.
דבר שני שאתם יכולים לעשות הוא להגדיר את עצמכם בחופשה, מה שיוסיף אמוג'י של עץ דקל ליד השם שלכם. תוכלו לעשות זאת באפליקציה בתפריט You תחת השורה What’s Your Status?
לבסוף, תוכלו לעצור את כלל הנוטפיקציות מהאפליקציה באמצעות לחיצה על Pause Notifications, אבל קחו בחשבון שכך תפספסו הודעות פרטיות ובערוצים (Channels) כאחד. אם אתם מעדיפים, אתם יכולים להפסיק את הנוטיפיקציות מערוצים מסוימים, וכך להישאר מעודכנים רק בהודעות פרטיות.