אם אתם מהאנשים ששואבים סיפוק ממחיקת שורה ברשימת המטלות שלכם (היי!), כנראה אתם גם מתבאסים ממטלות שלא הושלמו ועוברות מרשימה אחת לרשימה הבאה. ובכן, במקום לחוות תסכול מהמצב, לפאולה ריזו, מחברת הספר "Listful Thinking: Using Lists to be More Productive, Highly Successful and Less Stressed" ("חשיבה רשימתית: שימוש ברשימות כדי להיות פרודוקטיביים יותר, מצליחים יותר ולחוצים פחות"), יש טיפ בשבילכם: צרו רשימה נפרדת של משימות שאפשר להתעלם מהן לעת עתה.
בריאיון לאתר הכלכלי "Grow" היא טוענת כי יצירת "רשימת התעלמות" תעזור לכם להתמקד במה שאתם באמת יכולים להשיג ולא להסתבך במשימות שאינן חיוניות לאותו יום. "אנשים אומרים 'הכול חשוב', הכול דחוף", היא אומרת, "אבל זה לא נכון, יש דברים חשובים שאינם דחופים".
צרו רשימה יומית ותעדפו אותה
עצתה של ריזו היא ליצור רשימה של כל מה שבעולם אידיאלי תוכלו להשלים ביום אחד. זה יכול לכלול משימות מהירות כמו "לשלם את חשבון האינטרנט" או משימות ארוכות יותר כמו "לעבוד על הצעת הספר שלי". ואז, היא אומרת, הסתכלו ברשימה ושאלו את עצמכם כמה שאלות:
מה אני צריך לעשות היום?
מה יש לי זמן לעשות היום?
קל יותר לענות על השאלות האלה אם אתם יודעים בדיוק כמה זמן אורכות המטלות שלכם. באחד הימים פשוט תזמנו את ביצוע המשימות ובדקו כמה זמן באמת לוקח לכם להשלים אותן. לדוגמה, אתם יכולים להקצות 30 דקות למענה למיילים כשבעצם זה לוקח לכם רק 15 דקות. כשהמידע הזה יהיה זמין לכם תוכלו ליצור רשימת מטלות מציאותית.
צרו רשימה חדשה של מטלות שאתם יכולים להתעלם מהן לעת עתה
לאחר שתזהו משימות שלא צריך לבצע באותו יום או שפשוט לא תספיקו לבצע בגלל אילוצי זמן, הכניסו אותן לרשימת ההתעלמות הנפרדת. "הכול זה עניין של סדרי עדיפויות", היא אומרת. כך תוכלו להקדיש את תשומת הלב כולה למשימות שבאמת תוכלו להשלים באותו היום, ולא להרגיש אשמה או שחיקה ממשימות שכלל אינן דחופות.
אם אתם מרגישים שהשם "רשימת התעלמות" לא נכון לכם, בחרו שם שמרמז שתגיעו לפריטים שבה מאוחר יותר, כך מציעה ל"Grow" רחל בנבונן-פיץ', פרופסור למערכות מידע במכללת ברוך, המתמחה בהתנהגות משתמשים וריבוי משימות. לדעתה, בחירת שם הרשימה משמעותית, כיוון ששם הרשימה משפיע על האופן שבו תיגשו למשימות הכלולות בה. "אז במקום 'רשימת התעלמות' הייתי משתמשת בשם אחר כמו 'רשימת משימות לא דחופה' או 'רשימת משימות שאפשר לדחות'", היא מוסיפה. כלומר בכל שם שיגרום לכם להרגיש בנוח לדחות את המשימות לזמן טוב יותר, אבל לא תרגישו כאילו אתם זונחים אותן לגמרי.