מולטי-טאסקינג, איזו מילה מפוצצת. היכולת לבצע כמה פעולות בו זמנית. אם תשאלו אנשים אם הם עושים את זה הם ישוויצו בגאווה שכן. אנשים מקשיבים לרדיו ועונים לאימיילים בזמן שהם מכינים דו“ח ומאזנים את החשבונות שלהם ובאותו הזמן מדברים בטלפון עם האנשים היקרים להם ומתכננים את ארוחת הבית. בדרך מהעבודה הם ינהלו עוד כמה שיחות בזמן הנהיגה ויגיעו הייתה שם יכינו אוכל בזמן שהם צופים בטלוויזיה. אומרים על נפוליאון שהוא ידע לעשות תשעה דברים בו זמנית, ואילו אנחנו עושים הכל באותו הזמן, כל הזמן.
רגע, באמת?
לא באמת: אתה יודע לעשות רק דבר אחד בו זמנית
בואו ניקח את הדוגמה הראשונה כדי להבין מה באמת אנחנו עושים. הרדיו פועל ברקע; אנחנו לא באמת מקשיבים לו. תשומת הלב שלנו מופנית לרדיו רק ברגעים מסוימים, כשמשהו שם תופס את תשומת הלב שלנו. כשאנחנו באמת מקשיבים לרדיו, שלנו אנחנו מפסיקים להכין את הד"וח. כשמישהו נכנס למשרד ומתחיל לדבר איתנו, אנחנו מפסיקים להקשיב לרדיו או להכין את הדו"ח. וכשאנחנו מקבלים התראה שהגיע מייל חדש, אנחנו אולי חושבים שאנחנו מנהלים שיחה עם מי שנכנס לנו למשרד, אולי מעיינים בד"וח, אולי מנסים להקשיב לרדיו – אבל אנחנו בעצם רק מסתכלים על האימייל.
אנחנו בני אדם, ובכל רגע נתון אנחנו עושים דבר אחד. אנחנו יכולים להיות מאוד מרוכזים בדבר האחד הזה, ואנחנו יכולים להלחם בהסחות דעת. אבל בכל שניה מהיום שלנו, המוח שלנו עוסק בדבר אחד בלבד.
להחליף מהלכים
כל מטלה, כל פעולה בחיים באופן כללי דורשת מיומנויות מסוימות ותשומת לב אחרת. יש משימות שאנחנו עושים באופן אוטומטי, והן לא צריכות הרבה ריכוז. באחרות אנחנו צריכים כל טיפה של מאמץ מוחי. בכל מעבר בין נושאים המוח שלנו מעביר הילוך. וכמו ברכב, כל העברת הילוך כזו דורשת התארגנות מחדש של הגלגלים וההתארגנות הזו גוזלת זמן ואנרגיה.
כשאתה מתרכז במשהו באמת, אתה נכנס לקצב. העולם החיצוני נעלם; אתה שקוע רק במשימה הזאת. אתה לא משקיע אנרגיה בלנסות להתרכז. העבודה שלך זורמת בקלות. הכניסה הזאת לקצב – מה שמכנים לעיתים "The Zone" – היא הדרך הכי יעילה לעבוד על משימה: המוח שלך מושקע באופן חסר מאמץ רק בנושא שלפניך. הפריעו לך? הסיחו את דעתך? יצאת מהזון. ולחזור לשם לוקח זמן ומאמץ. המאמץ הזה הוא בזבוז אנרגיה שיכולת להשקיע במה שאתה רוצה להשיג. זה כמו לנסוע כל הדרך בהילוך ראשון.
המטרה שלך: להיות רוב הזמן בזון.
להכנס לזון, להשאר שם
קודם כל: כבה את כל הסחות הדעת שאתה יכול לכבות. הנה מדריך פשוט לכיבוי הסחות דעת, אם אתה צריך. זה פותר את הסחות הדעת החיצוניות. אבל יש הסחות דעת פנימיות: עשרות המחשבות שמתרוצצות לך בראש: ההוא שצריך לדבר איתו, האימייל הזה ששכחת לשלוח לבוס שלך, זה שצריך לזכור לקחת את הילד מהגן מוקדם היום. אתה לא תצליח להתרכז אם זה מה שיתרוצץ לך בראש.
הפיתרון כאן הוא פשוט: שמור מחברת על השולחן שלך. יש מחשבה שמטרידה אותך? כתוב אותה במחברת. ככה אתה יודע שלא תשכח אותה. תוציא אותה מהראש אל הדף – ונקה את הראש. (זו גם התובנה שמנחה את שיטת GTD, שכתבנו עליה בשבוע שעבר).
על מה אני עובד?
עניין נוסף שימנע מכם להתמקד הוא אי בהירות בכל הנוגע לדברים שאתם צריכים להתעסק איתם. אם, לשם הדוגמה, אתה עוסק בפרסום, ויש לך סלוגן מנצח למצוא עד היום בערב, כנראה שאתה חושב גם על הלוגו שצריך לעצב, התקציב שצריך לסגור, המצגת שצריך להכין ללקוח, הבמאי שצריך להרגיע – ובבית יש לך את החופשה שצריך לתכנן ואת המרפסת שצריך לשפץ.
אני ספרתי שבעה פרוייקטים. כמה אתה ספרת? בספרו The Power of Less כותב לאו בבאוטה שאם אתה רוצה להצליח אתה חייב לדעת לסנן ולבחור בשניים או שלושה פרוייקטים לכל היותר.
אם אתה יכול, קח דף וכתוב עליו את כל הפרויקטים שמעסיקים אותך השבוע. סמן את אלו שהכי חשוב לסיים ואת אלו שהם דברים מתמשכים. הסינון הראשוני הזה יקל עליך לענות על שתי השאלות הבאות: אילו שלושה פרויקטים הם הכי חשובים לרגע זה? איזה פרויקט מכיל בתוכו פירות שניתן לקטוף בטווח הארוך?
התשובה לשאלה הראשונה תעזור לך לבחור את שלושת הפרויקטים הראשונים. תעבוד עליהם. רק עליהם. כל השאר משנים פחות. רק כשהם מסתיימים, קח על עצמך פרויקטים אחרים. ככה אתה יודע שכל מה שאתה מתחיל גם יסתיים.
התשובה לשאלה השנייה שנשאלתם חשובה מאוד. חשוב שיהיה לך תמיד פרויקט אחד שמקדם אותך: לא עכשיו, אלא בשנים הקרובות. אם אתה עובד על שלושה דברים בכל רגע נתון, דאג שלפחות לאחד מהם יש ערך בטווח הארוך.
עם שלושת הפרויקטים ברשימה אחת שבו ופרקו אותם למטלות ברורות. תעבוד על מטלה אחת בכל רגע. פתאום, אתה תוכל לעבוד בראש שקט. אתה תדע בכל רגע שאתה עושה את מה שאתה צריך לעשות. אתה גם תבחין שמה שמלווה את העבודה שלך זה שלווה או התרגשות – לא מתח ושיעמום. תוכל, מאוד בקלות, להעלום בשניות בתוך המשימה שלך עד שתגיח בצד השני כשהיא תסתיים.
מיקוד לא מתרחש כי אתם רוצים שהוא יתרחש, מיקוד הוא דבר טבעי והוא בסך הכל דורש שתכוונו את העדשה שבמוח שלכם אל המטרה הנכונה.