היה זה די ברור שלכבוד חג הפסח גם אני אסחף בזרם ואבחר נושא הקשור לחג: סדר בניירת. אני יודעת שמדובר בנושא די אטרקטיבי למחשבה, אך הרבה פחות לביצוע. רוב האנשים מעדיפים לדחות את ביצוע הסדר ל"מתישהו" - איזו שבת גשומה, אולי לחופשת הפסח ולעשות משהו יותר כיפי או מתגמל במקום זאת. וכשהם כבר מחליטים לגשת לעניין, הם לא יודעים היכן להתחיל, ושוב דוחים, וחוזר חלילה. עד שהניירת כבר עולה על גדותיה או שחייבים למצוא איזה מסמך חשוב, ואז לא נותרת ברירה וצריך לעשות סדר. אז הנה השיטה שלי וכמה טיפים יישומיים, לשימושכם.
לשמור במחשב או בקלסר?
קודם כל, מספר נימוקים למה חשוב לעשות סדר בניירת (אולי זה ידרבן אתכם עוד קצת להתחיל לפעול):
- כשיש סדר בניירת, בעת הצורך קל ומהיר יותר לאתר מסמכים.
- סדר הוא הבסיס להתחלה של כל תהליך של התייעלות או תכנון כלכלי.
- כשיש סדר בבית ובניירת אז יש יותר סדר בראש.
- כשיש סדר יותר קל לאתר בעיות מול גורמים וספקים שונים.
- אי-סדר בניירת יגרום ליורשיכם טרחה וכאבי ראש רבים ביום מן הימים.
למרות שאנו נמצאים עמוק בעידן המיילים והאינטרנט, ניירת רבה עדיין מגיעה אלינו הביתה. יש אנשים שבאמת מצליחים להסתדר רק עם המחשב - מקבלים את רוב החשבונות והדוחות במייל, ומה שמגיע בדואר רגיל הם סורקים (כולל את הציורים של הילדים), שומרים במחשב וזורקים את המקור. אך גם במקרה הזה צריך לתייק את "הניירת הווירטואלית" בצורה הגיונית וסיסטמית. לשם כך, נדרשים 8 קלסרים (אמיתיים או וירטואליים) לפחות, המייצגים את הנושאים העיקריים בכלכלת המשפחה שלנו וחייבים להיות בכל בית:
הוצאות שוטפות
מה להכניס לקלסר? חשבונות ארנונה, חשמל, גז, תקשורת וכו'.
למה כדאי לשמור? למעקב אחר תשלומים והשוואה בין החודשים.
כמה זמן לשמור? שנה, מלבד חוזי הצטרפות אותם רצוי לשמור תמיד.
ביטוח
מה להכניס לקלסר? חוזים של ביטוח דירה, משכנתא, רכב, חיים, בריאות, סיעודי, פנסיה, מנהלים.
למה כדאי לשמור? כדי לבדוק תקופתית שהכיסוי מספיק.
כמה זמן לשמור? תמיד.
חסכונות והשקעות
מה להכניס לקלסר? מסמכים של קרנות השתלמות, קופות גמל, תכניות חסכון.
למה כדאי לשמור? למעקב אחר גובה החסכונות/השקעות, תשואה ודמי ניהול.
כמה זמן לשמור? רק את הדיווח אחרון (ואז לזרוק כשמגיע הדיווח הבא). מסמכי הצטרפות – תמיד.
בנקאות
מה להכניס לקלסר? מסמכים הנוגעים לחשבונות בנק, כרטיסי אשראי, הלוואות, משכנתא.
למה כדאי לשמור? למעקב שוטף אחר התנועות בחשבון והרכישות השונות שאנו מבצעים.
כמה זמן לשמור? 3 חודשים (מלבד חוזי הצטרפות אותם יש לשמור).
בריאות
מה להכניס לקלסר? תוצאות בדיקות, אבחונים, מרשמים חשובים, דוחות הקופה.
למה כדאי לשמור? כדי שתהיה בידינו כל ההיסטוריה הרפואית שלנו במידת הצורך.
כמה זמן לשמור? תמיד (דוחות הקופה – רק האחרון).
עבודה
מה להכניס לקלסר? תלושי שכר, טפסי 106, חוזה עבודה.
למה כדאי לשמור? ניתן ללמוד הרבה מהתלושים וגם כי זה פשוט חשוב, אחרי הכל זו ההכנסה שלנו.
כמה זמן לשמור? טופס 106 תמיד; תלושי שכר - עד החתימה על טופס 106 הבא.
מסמכים חשובים
מה להכניס לקלסר? תעודות לידה, דרכונים, צוואה, חוזה שכירות/קניית דירה, מסמכים לילדים.
למה כדאי לשמור? כי הם חשובים!
כמה זמן לשמור? תמיד.
מכשירים, ציוד ותשלומים חשובים
מה להכניס לקלסר? תעודות אחריות, חוברות הפעלה, קנסות.
למה כדאי לשמור? לפתרון תקלות ותפעול.
כמה זמן לשמור? ככל שמחזיקים במכשיר או שיש אחריות.
ואיך מסדרים בקלסרים? הנה שיטת העבודה המומלצת:
- תייקו פעם בשבוע במקום המתאים ואל תצברו.
- מיינו את הניירת על גבי שולחן ארוך או ספה - ערמו את הניירות לפי נושאי הקלסרים וסדרו אותם בהתאם.
- בנוסף לקלסרים הבסיסיים, רכזו בקלסר נוסף או בניילונית את כל הניירות המכילים עניינים לטיפול מיידי (חשבונות שיש לשלם, מרשמים שטרם מולאו וכו'), והניחו אותו במקום בולט בבית כדי שלא תשכחו לטפל.
- איזה סוג קלסרים כדאי? אני ממליצה על קלסרי הטבעת עם פטנט הסגירה בפנים. אם הקלסרים יהיו על מדף פתוח ולא בתוך ארון סגור, פרגנו לעצמכם בקלסרים נעימים לעין, עדיף באותו צבע, שיעשו לכם חשק לגשת אליהם.
- הוסיפו עמוד פתיחה בכל קלסר ובו יצויין תוכן הקלסר.
- הפרידו כל נושא בתוך הקלסר באמצעות חוצץ.
- סרקו מסמכים חשובים ושמרו עותקים בכמה מקומות (גם של הקבצים הסרוקים).
- אם אתם לא מצליחים לבד היעזרו בשירותי סידור ניירת, לפחות לעשיית הסדר הראשוני.
- אם אתם מעדיפים, או כשהקלסר מתמלא, פצלו אותו למספר קלסרים לפי שנים או לכל בן משפחה (לדוגמא, בנושא בריאות או עבודה לפעמים מתאים יותר קלסרים נפרדים לכל אחד).
ועוד כמה טיפים שפחות קשורים לכלכלת המשפחה, ויותר לסדר, אז גם חשוב:
הורים לילדים בגן – אני בטוחה שגם אתם מוצאים את עצמכם תוהים מה לעשות עם כל עבודות האמנות שילדיכם מביאים הביתה כל שבוע. אתם לא רוצים לזרוק הכל, אך גם מבינים שאחסון בשקית איננו פתרון ראוי. גם כאן הפתרון האידאלי הוא תיוק בקלסרים. שוב, עשו זאת באופן שבועי או מיידי, אל תצברו, ואל תחששו מלזרוק ציור או שניים מדי פעם.
הורים לילדים בבית הספר – במקום לתלות על דלת המקרר מסמכים הקשורים לבית הספר ולהסתכן במפולת ניירות בכל פתיחה וסגירה של המקרר, תייקו בקלסר את כל הניירת הקשורה לבית הספר ורלוונטית לכל השנה – לוח חופשות, דפי קשר, חוזר תשלומי הורים וכו'.
נוסטלגיה – מה עושים עם מכתבים מפעם, כרטיסי ברכה וכו'? לאלו מאתנו שאוהבים נוסטלגיה ולא רוצים לזרוק, גם במקרה זה אני מצאתי שקלסרים הם השיטה הטובה ביותר לשמירת הזכרונות. השתמשו בניילוניות וסדרו בסדר המתאים לכם (כרונולוגי תמיד מנצח). גם קל לדפדוף, גם שומר על הנייר, וגם מסודר!
כותבת הטור, דבי קצב, היא יועצת לתכנון כלכלי אישי ומומחית לכלכלת המשפחה
>> יש לכם טיפים נוספים שעובדים? שתפו אותנו בתגובות