רשימת המטלות שאנחנו צריכים לבצע נראית לנו כאינסופית, ולפעמים ריבוי המשימות הוא הגורם שמרתיע אותנו מלהשלים אותן, אולם הדברים נראים אחרת כשיש שיטה מסודרת לכך. כפי שכבר ניחשתם, לי יש אחת כזאת.
איך מפנים זמן?
לצערי, אף אחד עדיין לא המציא מכונה או נוסחה המוסיפה שעה ליממה העמוסה של כולנו. אבל אחרי שתסיימו לקרוא את הטור הזה, תראו בעצמכם שכשמבינים מהן המשימות הדרושות ועושים קצת סדר, התחום הזה לא מצריך בעצם זמן רב מדי.
חשוב להפנים שכלכלת המשפחה אינה פרויקט חד-פעמי או משהו שעושים פעם בכמה חודשים או שנים. זהו נושא הכולל פעולות קבועות ומדי פעם גם כמה פרויקטים. מכאן, שהדרך היחידה להצליח במציאת זמן לביצוע המטלות הכרוכות ב"כלכלת המשפחה" היא להתייחס לזה בדיוק כמו שמתייחסים לכל אותם דברים אחרים שאנו עושים בשגרה של הבית שלנו, כמו קניות, בישולים, ניקיונות וכביסה. כלומר, יש להפוך את זה למשהו שגרתי שחייבים לעשות: כמו שאי אפשר לא לקנות מזון, לבשל, או לנקות, אי אפשר שלא לטפל בענייני כלכלת המשפחה שלנו.
הטבלה שבקישור הזה (מוזמנים להדפיס) מפרטת את המשימות העיקריות הכלולות בכלכלת המשפחה. שימו לב שרובן פשוטות מאוד ותדירות ביצוען אינה גבוהה. לדוגמא, המשימות היומיות היחידות הן רישום הוצאות במזומן בפנקס. קשה? מסובך? לא כל כך. ברמה השבועית, נדרשות שלוש פעולות שביחד לא אמורות להימשך יותר משעה שבועית אחת: רישום ההוצאות במזומן לתוך טבלת המעקב (באקסל או בתוכנה ייעודית), בדיקת חשבון הבנק ותיוק הניירת שהצטברה במהלך השבוע. החליטו על מועד מסוים וקבוע בשבוע שבו אתם מקדישים שעה למשימות אלו. לדוגמא, אצלנו, הקניות מתבצעות בימי חמישי בערב, בישולים בעיקר בסופי שבוע, וענייני כלכלת המשפחה ביום שישי בצהריים.
פעם בחודש, יש להקדיש שעה נוספת לרישום בטבלת המעקב הוצאות אשר משולמות בהוראות קבע דרך כרטיסי האשראי או חשבון הבנק, ולסיכום החודש, השוואה להכנסות והסקת מסקנות. למדקדקים, אני ממליצה שבאותה הזדמנות תעברו גם על תלוש המשכורת, תבדקו ותתייקו אותו.
מלבד המשימות השוטפות, לכולנו יש, בכל רגע נתון, רשימת To Do ארוכה הכוללת מן הסתם הרבה פעולות שאנו רוצים, שואפים או חייבים לבצע, ושאת רובן אנו מושכים הרבה זמן ללא ביצוע. גם כשאנו כבר מצליחים למחוק כמה מהן (אחרי שביצענו אותן או החלטנו לוותר), מיד מתווספות לרשימה כמה חדשות. בדרך כלל, הרשימה הזו כוללת הרבה מטלות מתחום כלכלת המשפחה: מעבר לחברת אינטרנט אחרת, כתיבת בקשת ערעור על קנס, בירור בחברת ביטוח, ביקור ב"מוסד" ממשלתי אהוד (ביטוח לאומי, מס הכנסה וכו') ועוד. הפתרון, שמנסיוני, הינו האפקטיבי ביותר להנעה לביצוע הוא עבודה בשיטה שאני מכנה "חלק ומשול שבועי". אני משתמשת בשיטה זו לביצוע כל הפרוייקטים הקשורים בחיי המקצועיים וגם האישיים, ולא רק בתחום כלכלת המשפחה, ולכן אפרט דוגמאות הלקוחות גם מתחומים אחרים.
איך פועלת השיטה?
1. רשמו את כל המטלות לפי קטגוריות. הקטגוריות יכולות להיות, לדוגמא, כלכלת המשפחה, בריאות, ילדים, פרוייקטים בבית (כגון הכנת אלבומי תמונות, או סידור חדר בבית). כתבו את הרשימה היכן שנוח לכם: על נייר, בסמארטפון או במחשב, ורשמו בתוך כל קבוצה את כל המטלות העומדות לפניכם ששייכות אליה.
2. הכינו טבלה חודשית עם עמודה לכל שבוע. אתם יכולים לכתוב אותה על נייר או להשתמש בתוכנת אקסל לשם כך, מה שנוח לכם. אני רושמת בכותרת של כל שבוע את התאריכים (לדוגמא: 20-26 ינואר) וגם אירועים מיוחדים שיש באותו שבוע המצריכים הכנה מוקדמת: חג, יום הולדת, נסיעה. הכינו טבלאות חודשיות כאלו ל-3-4 חודשים מראש.
3. שבצו לכל שבוע שתי משימות. רשמו את המשימות האלו בטבלה, כמובן. אפשר גם לדחוס שלוש משימות בשבוע אם הן ממש פשוטות, אבל לא יותר. ניתן לשבץ מספר רב יותר של מטלות רק במידה ויש באפשרותכם להטיל אותן על מישהו אחר. בשיבוץ, קחו בחשבון כמובן את דחיפות המטלה ואם יש לה דדליין.
4. צבעו את הקטגוריות השונות. אני ממליצה לקבוע צבע לכל קטגוריה, וכך לצבוע כל משימה בטבלה לפי הקטגוריה אליה היא שייכת. בצורה זו ניתן לראות בהרף עין שאנו מתכוונים לקדם במקביל מטלות הקשורות לתחומים שונים ולא זונחים תחום אחד לטובת אחרים.
5. התרכזו רק במשימות שיש לבצע בשבוע הקרוב. אחרת סתם תתבלבלו או תתייאשו שוב מריבוי המשימות. הדפיסו את הרשימה ותלו אותה במקום בולט בבית. ברגע שסיימתם מטלה מסוימת, סמנו עליה וי גדול.
6. ואם לא הצלחתם לסיים משימה? שבצו אותה מחדש לתוך שבוע אחר שהינו "קל" יחסית מבחינת משימות.
היתרונות העיקריים של שיטה זו הם שניים: ראשית, עבודה בחתך שבועי נותנת לנו לפחות חמישה ימים לביצוע עבור שתי משימות, מה שבאופן מיידי מקל במקצת את תחושת הלחץ הנפשי, ואולי אפילו השיתוק, שעלול להתלוות להתבוננות ברשימת מטלות יומית מתגלגלת. שנית, כאשר אנו יודעים (ורואים פיזית בטבלה) שכל הפעילויות משובצות למועד מסוים, אפילו אם הוא רחוק יחסית, אז מתפנה לנו מקום בראש. אותה רשימה אינסופית שרובנו מגלגלים כל הזמן במוחנו עם כל הדברים שעלינו להספיק, גוזלת מאיתנו המון אנרגיה שעכשיו ניתן לנצל אותה לביצוע.
התחושה הנהדרת שאנו מרגישים כשאנו משלימים משימות, במיוחד כאלו הקשורות לכלכלת המשפחה, מגובה רוב הזמן גם ברווח כספי. משתלם, לא?
הכותבת, דבי קצב, היא יועצת לתכנון כלכלי אישי ומומחית לכלכלת המשפחה
>> כבר עשיתם לייק לעמוד הפייסבוק שלנו?
>> בטור הקודם: 10 טיפים פשוטים לחסוך כסף