ועד ההורים נועד כדי ליצור קשר ישיר בין ההורים למורים וכמובן כדי להפוך אתכם, ההורים, לשותפים מלאים במוסד החינוכי של ילדיכם. נשמע פשוט לא? למעשה, בגלל שמעורב כסף בסיפור - כל העניין הופך להיות רגיש יותר: לא ברור מי העביר לאן, כמה כספים עוד חייבים לקופה, מה עשו עם התשלומים שכבר נכנסו ובאיזה חשבון בנק כל הדבר הזה מנוהל.
בדיוק כאן נכנסת לתמונה אפליקציית PayBox שהופכת את כל התהליך לפשוט ונוח יותר עבור כל מי שמעורב בנושא - אנשי הוועד, הגזבר ואתם, ההורים. אז רגע לפני פתיחת שנת הלימודים, אספנו את כל היתרונות הבולטים של האפליקציה כדי שתוכלו להשתמש בה בתבונה וליהנות מכל מה שיש לה להציע. בואו נתחיל:
תשלום בצ'יק ושקיפות מלאה
בניגוד למזומן, שיקים או אפליקציות אחרות בתחום התשלומים, ל- PayBox יש קופה דיגיטלית נוחה, אשר דואגת לכך שלא ייווצר ערבוב בין הכסף של הוועד לבין חשבון העו"ש של מנהל הקבוצה. למעשה, PayBox היא אפליקציית התשלומים היחידה שבה היתרה הקבוצתית נפרדת מהכסף הפרטי, כך שלא משלמים עמלות לבנק בו מתנהל החשבון על כל העברה בודדת והקבוצות לא מוגבלות בזמן.
בנוסף, האפליקציה מאפשרת לכם לבדוק מי שילם וכמה כסף חסר. חשוב לציין שכל זה מתאפשר אך ורק באמצעות PayBox ולא בכלים מתחרים דומים, אשר בהם לרוב הכסף פשוט מועבר לחשבון הבנק של הגזבר, מה שהופך את כל התהליך למסורבל הרבה יותר.
גובים עכשיו ולא אחרי החגים
דואגים שאת הכסף לוועד ההורים תראו במקרה הטוב רק אחרי החגים? בכמה לחיצות כפתור ב-PayBox תוכלו לפתוח קבוצה, לשלוח בוואטסאפ לכל הורי הכיתה עדכונים לגבי התשלומים – ותוך כמה ימים או אפילו שעות כבר לסיים עם כל עניין הגבייה.
ואם לא די בכל אלה, באמצעות PayBox ניתן לעשות כמה סבבי תשלומים, שאת הסכום והדד ליין שלהם אפשר לשנות בכל עת: ניתן למשל לקבוע תשלומים נמוכים בתחילת השנה עקב המשבר הכלכלי ולשנות זאת בהמשך בהתאם להתפתחויות, כל זאת מבלי לפתוח קבוצה חדשה לכל שינוי.
חוץ מזה, אין הגבלת זמן לקבוצה (הילד עולה כיתה? ועד ההורים ממשיך כרגיל) וניתן אף לקבוע תזכורות אוטומטיות לחברים שעדיין לא שילמו: מיידי או אחת לחודש בתאריך נבחר.
כך עושים זאת: מדריך למנהלי ועד ההורים
מנהלים את ועד ההורים? התפקיד החשוב אותו אתם מבצעים יכול להיות הרבה יותר פשוט באמצעות ניהול כספים נכון. איך עושים את זה? הנה כמה פיצ'רים מנצחים שיאפשרו לכם לנהל את קופת הוועד בצורה אידיאלית:
1.סכום קבוע/גמיש
מנהלי קבוצות יכולים לשנות בכל רגע את הסכום המבוקש לתשלום (ואפילו ליצור אפשרויות תשלום שונות – ראו את הפיצ'ר הבא) בלי שייאלצו להקים קבוצה חדשה.
איפה מגדירים? דרך "שרביט הקסמים" בחלק התחתון של מסך הקבוצה > עריכת פרטי קבוצה > סכום מבוקש.
2.סבב תשלומים חדש
צץ תשלום חדש שצריך לאסוף? החלטתם שצריך לגבות את התשלום באופן קבוע בכל חודש? מנהלי קבוצות יכולים להגדיר סבב תשלומים חדש בסכום זהה או שונה מהסבב הקודם. ספציפית לתקופת הקורונה – ניתן אף לקבוע כי התשלומים הראשונים של השנה יהיו נמוכים יחסית, זאת כדי להתחשב באלה שנמצאים במצוקה כלכלית ובחוסר וודאות לגבי עבודתם. בהמשך השנה, תמיד אפשר יהיה לקבוע איסוף נוסף כדי להשלים את כל מה שחסר. לאחר הגדרת סבב חדש כל המשתמשים יופיעו כ-'לא שילמו' עד שישלמו את הסכום המבוקש. הסבב החדש לא ישפיע על היתרה שנאספה.
איפה מגדירים? דרך "שרביט הקסמים" בחלק התחתון של מסך הקבוצה.
3.תזכורות
חלק מהחברים עדיין לא שילמו? לא צריך לרדוף אחריהם באופן אישי. מנהלי קבוצות יכולים לשלוח בבת אחת תזכורת לכל מי שלא שילם – או ליצור בקלות תזכורת חוזרת במועד קבוע. (רק חברי הקבוצה שיש להם Paybox ועדיין לא שילמו יקבלו תזכורת באמצעות הודעת פוש).
איפה מגדירים? דרך "שרביט הקסמים" בחלק התחתון של מסך הקבוצה.
4.הוצאת דוח אקסל
מנהלי קבוצות יכולים לייצא בלחיצה דו"ח Excel שכולל את חברי הקבוצה ואת כלל הפעולות שבוצעו בה (כולל זיכויים). הדו"ח יישלח ישירות למייל של מנהל הקבוצה.
איפה מגדירים? דרך "שרביט הקסמים" בחלק התחתון במסך הקבוצה.
5.תשלום במזומן
במקרה שחבר קבוצה העדיף לשלם את החלק שלו דווקא במזומן, ולא דרך האפליקציה, מנהל הקבוצה יכול לסמן זאת כדי לשמור על הסדר הטוב. שימו לב שמדובר בסימון לנוחות בלבד - היתרה עצמה לא תשתנה מכיוון שהכסף לא הופקד ב-Paybox.
איפה מגדירים? לחיצה על החבר הרלוונטי בקבוצה והפעלת הכפתור של 'תשלום במוזמן' כך שייצבע בכחול, הזנת הסכום שאותו משתמש שילם ואז לחיצה על 'קבע סכום'.
לסיכום, אין ספק כי שנת הלימודים הקרובה עומדת להיות מאתגרת במיוחד. אבל מה שבטוח, לתשלומי ועדי ההורים כבר אין לכם מה לדאוג - PayBox כאן כדי לייעל את התהליך מא'-ת'. שתהיה לכולנו שנת לימודים מהנה, בריאה ומוצלחת!
*בכפוף לתנאי השימוש באפליקציה