והרי החדשות- יש רק 24 שעות ביממה. בכל הנוגע ליעילות במהלך ימי העבודה, כולנו נתקלים באותה בעיה קשה, מוכרת ומתסכלת: בכל יום יצריך להספיק לבצע שורה ארוכה של מטלות בבית ובמשרד, לישון וגם ליהנות מקצת זמן פנוי. אך האמת הכואבת היא שכל אלו פשוט לא נכנסים ל-24 השעות המוקצבות לנו מדי יום. ובכל זאת, מעצבן לגלות שיש אנשים מסגרת הזמן היומית מספיקה להם בהחלט, ולא מכיוון שהם מבצעים פחות משימות מאתנו. מדובר, פשוט מאוד, באנשים סופר-פרודוקטיביים אשר מצליחים למלא שורה ארוכה של משימות ומטלות, לא דוחים טיפול בשום דבר, ועוד מספיקים להגיע הביתה בשעה סביר.
עדי מאור סיסו, מחברת הספר "אפקטיבית", מהאנשים שמספיקים לעשות הכול ואפילו ללמד אחרים איך לעשות את זה גם, מצביעה על חמשת "הורגיי זמן" ואיך ניתן להימנע מהם.
עוד ב-mako כסף:
- איך חנויות הדיסקאונט מצליחות לשרוד?
- הבעלים ברחו, והמכבסה היחידה במצפה רמון נסגרה
- מוצרים נחותים, חנות מדכאת: מותו של הכלבו
להתחיל את היום עם פייסבוק
לקום מוקדם זאת דרך מצוינת להתחיל את היום שלך אלא אם כן אתה מבלה את השעות האלה בפייסבוק. למעשה מחקרים אומרים שהצורה בה תבלה את 20-40 הדקות הראשונות שלך במהלך היום יקבעו איך יראה שארית יומך. ועדיין למרות האמרה המפורסמת שקובעת כי "פייסבוק הוא כמו מקרר, גם אם הוא ריק אתה עדיין תפתח אותו כל עשר דקות", מוצאים עצמם רוב האנשים שותים את הקפה ומחוברים למסך.
הדרך להימנע: כדאי להתחיל את הבוקר בשגרת בוקר שמתכננים מראש. לשים את הטלפון רחוק מהמיטה, לקום למתיחות ופעילות גופנית ולהימנע עד כמה שאפשר מ״להגיב״ לעולם עד שלב מאוחר יותר של היום. קודם האג׳נדות שלנו, אחר כך של אחרים. הכול יחכה.
אי אפשר לעשות הכל
רשימות ואפליקציות לניהול משימות הן אופציות מעולות כדי ליצור סדר וארגון ולפקס את עצמך להצלחה. הבעיה מתחילה כשאנשים מצפים להספיק הכול ובפועל לא מספיקים כלום. בגלל ריבוי המשימות אנחנו נוטים להילחץ ובסופו של דבר להיות מתוסכלים מכך שאיננו מספיקים לעשות את רשימת המטלות ה"לא אנושית" שרצינו לבצע.
הדרך להימנע: כדאי להכין ״מאסטר ליסט״ של כל מה שאנחנו רוצים לעשות השבוע, אך לגזור ממנה כל יום מחדש רק את המשימות הרלוונטיות להיום. וכך כל יום לעשות סדרי עדיפויות והערכת מצב, כדי להימנע מהצפה מיותרת של משימות.
לקפוץ מדבר לדבר
הימים המבוזבזים ביותר הם הימים שבהם אנחנו מנסים להספיק המון. אנחנו מבצעים משימות בחוסר הריכוז ותשומת הלב מכיוון שהראש עסוק כל הזמן במשימה הבאה. יתרה מזו, הרבה פעמים אנחנו מוצאים את עצמינו "מדלגים" בין משימות הלוך וחזור, פשוט כי אנחנו לא יודעים להחליט מה חשוב לעשות קודם.
הדרך להימנע: עבודה בחלונות זמן. הקפיצה המיותרת בין משימות שותה לנו את המיקוד והזמן שלוקח לנו להתמקד בחזרה. עדיף להגדיר חלון זמן לכל פעולה. חלון לשיחות טלפון שאנחנו רוצים ליזום או לחזור אליהם, זמן למיילים, זמן לרשתות החברתיות וכו׳. העבודה תהיה הרבה יותר מהירה וממוקדת.
"תעשי רק מה שאת אוהבת"
הנטייה הטבעית בריבוי משימות היא קודם כל לגשת לדברים שאתה אוהב לעשות וטוב בהם ולהשאיר את ה"צפרדעים" לסוף, מה שבדרך כלל לא מקדם אותך לשום מקום.
הדרך להימנע: אחד הדברים שמקדמים אותנו זה ״פרויקט חודשי״ - מה הדבר הזה שאני רוצה להשיג בטווח הארוך ואני מפנה לו את הזמן. אפשר ממש להקדיש ״חלון זהב״ למשימה הזו, כדי להגן עליה בלוח הזמנים ולוודא שלא משנה מה, לפחות בחלון הזה נטפל במה שאנחנו באמת אוהבים.
למה לעשות היום אם אפשר לדחות למחר
למרבה הצער, הדברים שאנחנו באמת צריכים לעשות הם כנראה הדברים הכי פחות כיפים או מרגשים. הרבה יותר נוח לבצע עשרות משימות קלות ואת השאר לדחות למועד מאוחר יותר.
הדרך להימנע: חשבו מה יעלה לכם את האנרגיה לפני פעולה קשה? שיר מעורר מוטיבציה? ההרגשה שנסיים את הפעולה הזו? מה התוצאה שלה תיתן לי? כמו שספורטאים מעלים את המוטיבציה והאנרגיה לפני משחק חשוב, ככה אנחנו יכולים להעלות את המורל שלנו לפי מאמץ על משימה מאתגרת.
יודעים מה הסיפור הבא שלנו? כתבו אלינו money@mako.co.il